Atletiekdag organiseren: complete checklist

Een atletiekdag vraagt meer voorbereiding dan alleen onderdelen kiezen en sportmateriaal klaarzetten. Je moet deelnemers indelen, juryleden en vrijwilligers regelen, startlijsten maken en per onderdeel weten wie wat nodig heeft. Plan eerst het programma en de locatie, werk daarna de inschrijvingen en taakverdeling uit. In de laatste week controleer je het materiaal, de weersverwachting, catering en deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportvelden reserveren
Wedstrijdonderdelen kiezen
2 personen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden aanwijzen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Catering reserveren
Afvalinzameling regelen
Startlijsten maken
2 personen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Plattegrond maken
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Medailleprijzen klaarzetten
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Langebaan markeren
2 personen
Verspringbak voorbereiden
2 personen
Werpmaterialen klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
EHBO-tafel inrichten
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Sprintwedstrijden begeleiden
5 personen
Estafettes begeleiden
5 personen
Verspringen begeleiden
3 personen
Hoogspringen begeleiden
3 personen
Kogelstoten begeleiden
3 personen
Middagpauze begeleiden
4 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Finales begeleiden
5 personen
Publiek informeren
Veiligheid op het veld controleren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijswinnaars controleren
2 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Dankwoord uitspreken
Avondcatering serveren
4 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Wedstrijdvelden afbouwen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Schade en vermissingen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 6
Hordenaantal 12
Estafettestokjesaantal 8
Pionnenaantal 30
Markeringslijnenaantal 12
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Kogelsaantal 4
Hoogspringlattenaantal 2
Hoogspringstandaardsaantal 2
Springmattenaantal 2
Harkenaantal 2
Scheppenaantal 2
Scorebordenaantal 6
Startnummersaantal 120
Veiligheidshesjesaantal 20
Sporttassenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Koelboxenaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Schenk kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startfinishdoek
Prijsuitreikingbord
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast. Reserveer de sportvelden meteen en controleer of er ruimte is voor meerdere onderdelen, een inschrijftafel, publiek en catering.
Open de inschrijvingen minimaal 4 weken vooraf en sluit ze 7 dagen voor de atletiekdag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor groepen, startnummers, startlijsten en dieetwensen.
Wijs per onderdeel minstens één jurylid aan en regel daarnaast een EHBO-contact en voldoende vrijwilligers voor inschrijving, begeleiding, catering en opruimen. Deel de taken uiterlijk 1 week vooraf schriftelijk uit.
Controleer het sportmateriaal 2 tot 3 dagen vooraf: denk aan startblokken, horden, estafettestokjes, pionnen, meetlinten, stopwatches, scoreborden en materiaal voor hoogspringen en werponderdelen.
Maak op de dag zelf een planning met vaste opbouwmomenten. Zet tafels, stoelen, partytenten, afvalbakken en geluidsapparatuur minstens 90 minuten voor de eerste start klaar en vul koelboxen pas vlak voor gebruik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een atletiekdag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken van tevoren met datum, programma en sportvelden. Regel vrijwilligers, juryleden, catering en inschrijvingen uiterlijk 4 weken vooraf.
Wat heb je nodig voor een atletiekdag?: Voorzie per onderdeel het juiste sportmateriaal, zoals startblokken, horden, pionnen, meetlinten, stopwatches, scoreborden en startnummers. Reken daarnaast op tafels, stoelen, afvalbakken, geluidsapparatuur, verlengkabels en een EHBO-contact.
Wanneer maak je de startlijsten voor een atletiekdag?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijvingen openen en definitieve startlijsten ongeveer 5 tot 7 dagen voor de atletiekdag. Zo houd je tijd over om groepen, startnummers en wijzigingen te controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekdag?: Plan minimaal één jurylid per actief onderdeel en extra vrijwilligers voor inschrijving, begeleiding, catering en opruimen. Bij meerdere gelijktijdige onderdelen is een taakverdeling van minstens 1 week vooraf nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.