Checklist para organizar un día de atletismo

Organizar un día de atletismo requiere coordinar competición, participantes, voluntarios y logística en una misma jornada. Empieza fijando la fecha, el programa y las pruebas; después reserva los campos y abre las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que formar grupos, preparar listas de salida, asignar jurado y confirmar primeros auxilios. En los últimos días, revisa el material deportivo, los dorsales, el pronóstico y el montaje de mesas, sillas, sonido y zonas de descanso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar campos deportivos
Elegir las pruebas de la competición
2 personas
Dividir los grupos de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Designar a los miembros del jurado
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Reservar el catering
Organizar la recogida de residuos
Hacer las listas de salida
2 personas
Preparar formularios de puntuación
2 personas
Hacer el plano
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar los premios de medalla
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Marcar los campos de competición
4 personas
Marcar la pista de atletismo
2 personas
Preparar el foso de salto
2 personas
Preparar los materiales de lanzamiento
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Supervisar las pruebas de sprint
5 personas
Coordinar los relevos
5 personas
Coordinar salto de longitud
3 personas
Coordinar el salto de altura
3 personas
Coordinar el lanzamiento de peso
3 personas
Gestionar la pausa de mediodía
4 personas
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Procesar los resultados provisionales
2 personas
Acompañar las finales
5 personas
Informar al público
Comprobar la seguridad en el campo
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Entregar las medallas
3 personas
Dar las gracias
Servir el catering de la noche
4 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar los campos de competición
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Registrar daños y pérdidas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Material deportivo

Bloques de salidacant. 6
Vallascant. 12
Testigos de relevocant. 8
Conoscant. 30
Líneas de marcajecant. 12
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 8
Balascant. 4
Listones de salto de alturacant. 2
Soportes de salto de alturacant. 2
Colchonetas de saltocant. 2
Rastrilloscant. 2
Palascant. 2
Marcadorescant. 6
Dorsalescant. 120
Chalecos reflectantescant. 20
Bolsas de deportecant. 6

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Megáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Impresoras
Neveras portátilescant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Jarras para servircant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Lona de salida y meta
Cartel de entrega de premios
Mantelescant. 10

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las pruebas al menos 4 semanas antes. Así puedes dividir a los participantes, preparar las listas de salida y calcular cuántos jueces y voluntarios necesitas en cada zona.
No esperes a la semana del evento para abrir las inscripciones. Define una fecha límite de 7 días antes y recoge también las preferencias dietéticas para que el catering pueda preparar las cantidades correctas.
Prepara un plano del recinto con la inscripción, las pruebas, las carpas, el catering, los residuos y los primeros auxilios. Compártelo con participantes y voluntarios al menos 3 días antes.
Haz una prueba del material deportivo 2 o 3 días antes: bloques de salida, vallas, testigos, conos, cintas métricas, cronómetros, silbatos y material de salto. Guarda cada grupo en cajas identificadas para encontrarlo durante el montaje.
El día anterior, comprueba dorsales, formularios de puntuación, medallas, sonido y alargadores, y llena las neveras portátiles. Reserva como mínimo 90 minutos antes del inicio para montar mesas, sillas, inscripción y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de atletismo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar los campos, elegir las pruebas, abrir inscripciones, reclutar voluntarios y encargar dorsales y medallas sin trabajar con prisas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un día de atletismo?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Necesitas ese plazo para procesar los datos, dividir los grupos, preparar las listas de salida y comunicar horarios y pruebas.
¿Qué material hay que comprobar antes de una competición de atletismo?: Revisa entre 2 y 3 días antes los bloques de salida, vallas, testigos, conos, líneas de marcaje, cintas métricas, cronómetros, silbatos, dorsales y material de salto. Comprueba también micrófono, altavoces y cables alargadores.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un día de atletismo?: Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese tiempo cubre el montaje de mesas y sillas, la mesa de inscripción, las carpas, el sonido, la señalización y la distribución del material deportivo.

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