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Organiser une journée communale sans rien oublier

Une journée communale demande une coordination précise entre le programme, les inscriptions, les bénévoles et la logistique sur place. Cette checklist rassemble 64 tâches et 59 fournitures, de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des tables et des chaises. Commence par fixer la date et les horaires, puis avance vers les repas, les autorisations et l’accueil. Les dernières vérifications concernent surtout l’accès, les boissons au frais, la signalétique et la mise en place de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Consigner le programme et les horaires

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Enregistrer les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Réserver les fournisseurs

  • Vérifier les autorisations

  • Organiser les clés et l’accès

  • Rassembler la musique et les présentations

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement

    2 personnes

  • Vérifier la décoration

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Laver les légumes et les fruits

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les sandwichs

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage et la ventilation

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Installer les tables du buffet

    3 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer le point de boissons

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Préparer les présentations

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Mettre en place les plats du buffet

    4 personnes

  • Poser les étiquettes d’allergènes

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    4 personnes

  • Annoncer les éléments du programme

  • Fournir la musique

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    4 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Récupérer la vaisselle

    3 personnes

  • Réapprovisionner le point café

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Servir le dernier tour

    3 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Ranger les restes au frais

    3 personnes

  • Démonter le buffet

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    6 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 12
  • Chaisesqté 100
  • Tables de buffetqté 4
  • Tables de standqté 6
  • Portantsqté 2
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 110
  • Assiettes à dessertqté 110
  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 150
  • Tassesqté 80
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Louchesqté 20
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Petits bolsqté 20
  • Petites cuillères à caféqté 80

Décoration

  • Nappesqté 18
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Arches de ballonsqté 2
  • Compositions floralesqté 10
  • Badges nominatifsqté 120
  • Cartes de menuqté 20
  • Bougiesqté 30
  • Porte-bougies chauffe-platqté 20
  • Panneaux de directionqté 10
  • Affiches du programmeqté 8

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Réfrigérateursqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bains-marieqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection

Cuisine

  • Planches à découperqté 8
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
  • Saladiersqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Bacs de rangementqté 20
  • Pinces de serviceqté 12
  • Thermosqté 8
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4
  • Balances de cuisineqté 2

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes à pilesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date et le lieu plusieurs semaines à l’avance, puis note le programme avec les horaires de début, de repas et de fin. Cela permet d’envoyer des invitations précises et d’organiser les bénévoles par créneau.
  • Clôture les inscriptions à une date précise, idéalement 7 jours avant l’événement. Utilise les réponses pour compter les repas, prévoir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de vaisselle.
  • Répartis les bénévoles avec au moins 2 personnes pour l’accueil et 2 personnes pour l’installation. Prévois aussi un responsable identifiable pour les clés, les fournisseurs et les questions de dernière minute.
  • Ne reporte pas les autorisations, l’accès au bâtiment et la signalétique au jour même : vérifie-les au moins 7 jours avant. Les panneaux d’itinéraire et de stationnement doivent être prêts avant l’ouverture du lieu.
  • Le jour de la journée communale, récupère les produits frais le plus tard possible, mets les boissons au frais dès l’arrivée et garde 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet et les affiches du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée communale ?
Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, préparer les invitations, recueillir les inscriptions et réserver les fournisseurs. Garde la dernière semaine pour les quantités, les autorisations et la répartition des bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une journée communale ?
Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires, le lieu et une date limite d’inscription. Relance les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 jours avant l’événement.
Quand calculer les quantités de repas et de boissons ?
Fais un premier calcul dès l’ouverture des inscriptions, puis confirme les quantités 5 à 7 jours avant la journée communale. Ajuste-les avec le nombre final de participants et les besoins alimentaires recueillis.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
Réserve au minimum 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle et la signalétique. Ouvre le lieu assez tôt pour vérifier aussi l’éclairage, la ventilation et l’accès.

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