Gemeentedag organiseren: checklist en planning
Een gemeentedag vraagt om meer dan een programma en wat tafels. Je moet uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers, catering en leveranciers op elkaar afstemmen. Regel vergunningen, toegang en bewegwijzering ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te controleren. Deze checklist volgt de praktische volgorde van voorbereiding tot opening en helpt je ook de kleine zaken niet te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Leveranciers reserveren
Vergunningen controleren
Sleutels en toegang regelen
Muziek en presentaties verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Licht en ventilatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Muziek verzorgen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Koffiepunt aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 4
- Kraamtafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 110
- Dessertbordenaantal 110
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Mokkenaantal 80
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 16
- Schaaltjesaantal 20
- Koffielepeltjesaantal 80
Decoratie
- Tafelkledenaantal 18
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 120
- Menukaartenaantal 20
- Kaarsenaantal 30
- Theelichthoudersaantal 20
- Pijlenbordenaantal 10
- Programmapostersaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bain-mariesaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Opslagbakkenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Keukenweegschalenaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie, programma en tijden uiterlijk 6 weken vooraf vast. Controleer meteen vergunningen, sleutels, toegang, licht en ventilatie, zodat een probleem niet pas op de ochtend zelf zichtbaar wordt.
- Verstuur de uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de gemeentedag. Verzamel daarbij dieetwensen en gebruik het definitieve aantal voor de cateringberekening.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf. Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan voor ontvangst, catering, opbouw, route- en parkeerborden en het verzamelen van presentaties en muziek.
- Haal gekoelde producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op en zet dranken tijdig koud. Was groenten en fruit, bereid hapjes en broodjes in logische rondes, zodat het buffet niet lang onbedekt staat.
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken neer; controleer daarna servies, koffiezetapparaten, waterkokers, naamkaartjes en programmaposters.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gemeentedag organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, programma, vergunningen en leveranciers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dag en leg het definitieve aantal deelnemers 7 dagen vooraf vast.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een gemeentedag?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken vooraf. Geef deelnemers een sluitingsdatum voor aanmeldingen, bijvoorbeeld 7 dagen voor de gemeentedag, zodat je catering en naamkaartjes op tijd kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een gemeentedag op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. In die tijd zet je tafels en stoelen neer, richt je het buffet in, plaats je bewegwijzering en controleer je licht, ventilatie, techniek en toegang.
- Wanneer moet ik catering voor een gemeentedag regelen?
- Reserveer cateringleveranciers zodra datum, locatie en programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bereken de hoeveelheden opnieuw zodra de aanmeldingen 7 dagen voor de gemeentedag sluiten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!