Checklist d’organisation d’une bourse d’échange de vêtements

Une bourse d’échange de vêtements réussie repose surtout sur un tri clair et une circulation fluide le jour J. Commencez par confirmer le lieu et la date, puis prévoyez les tables, portants, cabines d’essayage et miroirs avant d’ouvrir les inscriptions. Le règlement doit préciser les vêtements acceptés, le système de bons et les conditions de participation. La dernière semaine sert à imprimer la signalétique, répartir les bénévoles et préparer les vêtements par type et par taille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Réserver des tables et des portants à vêtements
Rédiger le règlement d’échange
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Publier les conditions de participation
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les bons d’échange et les formulaires
Imprimer la signalisation
Vérifier les portants à vêtements
2 personnes
Contrôler les miroirs et les cabines d’essayage
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la collecte de vêtements
3 personnes
Trier les vêtements par type
4 personnes
Trier les vêtements par taille
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Installer les cabines d’essayage
3 personnes
Installer les miroirs
2 personnes
Présenter les vêtements
5 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Recevoir et contrôler les vêtements
3 personnes
Distribuer les bons d’échange
2 personnes
Réapprovisionner les portants à vêtements
3 personnes
Ranger les vêtements proprement
3 personnes
Accompagner les cabines d’essayage
2 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Mettre à part les vêtements non désirés
2 personnes
Annoncer le dernier tour d’échange

Suivi

Emballer les vêtements restants
4 personnes
Démonter les tables et les étagères
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Livrer les vêtements à donner
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Chaisesqté 20
Bancs pliantsqté 2
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirs sur piedqté 3
Bacs à vêtementsqté 12
Crochets de vestiaireqté 12
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Balances pour vêtementsqté 2

Vaisselle

Tassesqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiersqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 8
Plaquettes de taille des vêtementsqté 14
Badges nominatifsqté 100
Crochets adhésifsqté 20
Guirlandesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance : les inscriptions, les affiches et la promotion auront besoin de ce délai. Demandez aussi rapidement combien de tables et de portants peuvent être installés dans la salle.
Envoyez le règlement avec la confirmation d’inscription, au plus tard 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement le nombre d’articles autorisés, leur état attendu et la manière dont les bons d’échange seront remis.
Prévoyez une zone de réception séparée de la zone d’échange. Triez les vêtements par type, puis par taille, afin que les participants ne bloquent pas les portants dès l’ouverture.
Vérifiez les cabines d’essayage et les miroirs avant l’installation, puis ajoutez des panneaux indiquant les tailles et le sens de circulation. Deux ou trois cabines sont généralement nécessaires dès que plusieurs dizaines de personnes sont attendues.
Préparez les badges, formulaires, bons d’échange et panneaux au moins 2 jours avant. Gardez une personne à l’accueil pendant toute la durée de l’événement et répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures.

Questions fréquentes

Comment organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Commencez 4 à 6 semaines avant par le lieu, la date, le règlement et les inscriptions. La dernière semaine, préparez les bons, la signalétique, les bénévoles et le tri des vêtements par type et par taille.
Combien de temps prévoir pour une bourse aux vêtements ?: Prévoyez au moins 4 semaines de préparation pour un événement de taille moyenne. Réservez les 2 derniers jours à l’impression, aux courses, au contrôle du matériel et à la préparation des vêtements.
Combien de portants et de tables faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du volume collecté, mais prévoyez environ 1 portant pour 20 à 30 vêtements et une table dédiée à l’accueil. Ajoutez 10 à 15 % de capacité pour éviter les portants surchargés et faciliter le tri.
Que faire des vêtements après une bourse d’échange ?: Décidez la règle avant les inscriptions et prévoyez une zone pour les articles restants. Organisez leur récupération le jour même ou dans les 48 heures, afin de ne pas laisser les vêtements ni le matériel sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.