Organiser un tirage de loterie sans rien oublier

Un tirage de loterie demande plus que des billets et des lots à distribuer. Il faut cadrer les règles, suivre les inscriptions, préparer une procédure transparente et organiser la table de tirage. Les dernières heures servent surtout à vérifier les billets, étiqueter les prix, installer l’accueil et tester la sonorisation. Cette checklist de 60 tâches et 36 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’enregistrement des gagnants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Fixer les règles de la loterie
2 personnes
Finaliser les prix et les sponsors
2 personnes
Rédiger la procédure de tirage au sort
Préparer l’enregistrement des gagnants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les billets de tombola et les numéros de billets
Récupérer les prix
2 personnes
Vérifier et trier les billets
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Étiqueter les prix
2 personnes
Rédiger le script de présentation
Répartir les bénévoles
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer la table de tirage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les lots
2 personnes
Préparer les billets et les listes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Vendre des billets supplémentaires
2 personnes
Enregistrer l’argent et les paiements
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le tirage au sort
Sceller et mélanger les bulletins
3 personnes
Tirer les billets gagnants
3 personnes
Enregistrer les numéros gagnants
2 personnes
Remettre les prix aux gagnants
2 personnes
Enregistrer les prix non retirés
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Mettre l'argent en sécurité
2 personnes
Rassembler les prix et la documentation
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Contacter les gagnants non retirés
Clôturer les recettes et la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Accueil
Table de tirage
Poubellesqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Distributeur de tickets
Caisses à monnaieqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Numéros de tableqté 20
Panneau de table des prix

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles de la loterie avant d’imprimer ou de commander les billets : précisez le mode de participation, le déroulement du tirage et la manière de réclamer un lot.
Réservez le lieu et vérifiez les autorisations plusieurs semaines avant la date prévue. Contrôlez aussi les prévisions météo dès que l’événement comporte une installation extérieure.
Préparez les prix au moins quelques jours à l’avance : récupérez-les, vérifiez leur état et collez une étiquette claire sur chaque lot pour éviter les erreurs pendant le tirage.
Prévoyez un poste d’accueil distinct avec la liste des participants, les moyens de paiement et une caisse à monnaie. Testez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et la sonorisation avant l’arrivée du public.
Le jour même, installez d’abord les tables, les chaises, l’accueil et la table de tirage. Gardez les billets triés, la procédure et le script de présentation à portée de main pour suivre le tirage sans improviser.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tirage de loterie ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les sponsors, commander les billets et traiter les inscriptions avant le jour du tirage.
Quand faut-il commander les billets de tombola ?: Commandez-les au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les numéros, repérer les doublons et préparer la distribution ou la vente.
Comment rendre un tirage de loterie transparent ?: Écrivez la procédure avant le jour J et annoncez clairement les règles aux participants. Préparez aussi l’enregistrement des gagnants et faites effectuer le tirage par une personne identifiée, avec les billets visibles du public.
Que faut-il vérifier le jour avant le tirage ?: Vérifiez les billets, la liste des participants, les prix étiquetés, les moyens de paiement et le fonctionnement du microphone. Préparez également les boissons et les encas, puis confirmez la répartition des bénévoles au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.