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Lotterieziehung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Lotterieziehung müssen nicht nur Lose und Preise bereitliegen. Vorab brauchst du klare Teilnahmebedingungen, ein nachvollziehbares Ziehungsverfahren und eine Registrierung für die Gewinner. Plane außerdem Empfang, Beschallung, Zahlungsabwicklung und die Ausgabe der Preise so, dass am Veranstaltungstag keine Listen oder Kabel fehlen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau von Ziehungstisch und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lotteriebedingungen festlegen

    2 Personen

  • Preise und Sponsoren festlegen

    2 Personen

  • Auslosungsverfahren ausarbeiten

  • Vorbereitung der Registrierung der Gewinner

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lose und Ticketnummern bestellen

  • Preise abholen

    2 Personen

  • Tickets prüfen und sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Preise beschriften

    2 Personen

  • Präsentationsskript schreiben

  • Freiwillige einteilen

  • Zahlungsmittel prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Tombolatisch einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Preise ausstellen

    2 Personen

  • Tickets und Listen bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Zahlungspunkte einrichten

    2 Personen

  • Sicherheits- und Fluchtwege prüfen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    2 Personen

  • Zusätzliche Lose verkaufen

    2 Personen

  • Geld und Zahlungen erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Verlosung ankündigen

  • Lose versiegeln und mischen

    3 Personen

  • Gewinnlose ziehen

    3 Personen

  • Gewinnnummern erfassen

    2 Personen

  • Preise an die Gewinner überreichen

    2 Personen

  • Nicht abgeholte Preise erfassen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geld sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Preise und Unterlagen sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Dekoration und Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gewinner ohne Abholung kontaktieren

  • Erlös und Abrechnung abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • Empfangstresen
  • Ziehungstisch
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Ticketmühle
  • GeldkassettenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 10
  • NummerntafelnAnz. 20
  • Preistischschild

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Lotteriebedingungen und das Ziehungsverfahren spätestens zwei bis drei Wochen vor der Ziehung schriftlich fest. So können Moderator, Helfer und Teilnehmende dieselben Regeln nachvollziehen.
  • Bestelle Lose und Ticketnummern nicht erst in der letzten Woche. Plane mindestens 14 Tage für Bestellung, Lieferung, Prüfung und Sortierung ein und halte eine aktualisierte Teilnehmerliste bereit.
  • Teile die Helfer für Empfang, Kasse, Ziehung und Gewinnerregistrierung mindestens sieben Tage vorher ein. Für jeweils 25 bis 30 Gäste ist eine Person am Empfang ein brauchbarer Richtwert.
  • Teste Beschallungsanlage, Mikrofone, Laptop, Drucker und Ticketmühle am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ersatzpapier und die Lesbarkeit der Nummerntafeln.
  • Stelle Getränke mindestens zwei Stunden vorher kalt und bereite Snacks sowie Geschirr vor. Beschrifte die Preise vor dem Einlass und richte den Preistisch so ein, dass Gewinner ihre Ausgabe ohne Stau registrieren können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Lotterieziehung planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Ort, Datum, Reservierungen und Genehmigungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Lose, Ticketnummern, Preise und das Ziehungsverfahren feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Lotterieziehung?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Kasse, eine für die Ziehung und eine für die Gewinnerregistrierung ein. Bei mehr als 60 Gästen kommen pro weitere 30 Personen etwa zwei zusätzliche Helfer hinzu.
Wann müssen die Preise für die Lotterieziehung bereitstehen?
Die Preise sollten spätestens zwei Tage vorher abgeholt, geprüft und beschriftet sein. Am Veranstaltungstag gehören sie mindestens 60 Minuten vor dem Einlass auf den vorbereiteten Preistisch.
Was muss man am Tag der Lotterieziehung prüfen?
Kontrolliere drei bis vier Stunden vorher Teilnehmerliste, Lose, Ticketnummern, Zahlungsmittel, Technik und Wettervorhersage. Etwa 90 Minuten vor Beginn sollten Empfangstheke, Ziehungstisch, Sitzplätze und Verpflegung fertig aufgebaut sein.

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