Organiser un Salon du lapin sans rien oublier

Un Salon du lapin demande une préparation plus précise qu’une simple rencontre entre passionnés. Il faut suivre les inscriptions, vérifier les informations sur chaque lapin, coordonner les jurés et le vétérinaire, puis organiser les cages, l’accueil et les bénévoles. Cette checklist de 77 tâches et 68 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle inclut aussi les détails souvent réglés trop tard : autorisations, assurance, numérotation des cages, formulaires d’évaluation et stocks de foin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Inscrire les participants
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des lapins
2 personnes
Définir les catégories d'évaluation
2 personnes
Confirmer les jurés
Coordonner avec le vétérinaire
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer le plan
Coordonner l’organisation avec le jury
2 personnes
Rédiger les informations visiteurs
Envoyer les infos de parking
Répartir les bénévoles
Préparer les tables du jury
2 personnes
Créer la numérotation des cages
2 personnes
Imprimer les formulaires d’évaluation
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les stocks de foin
2 personnes
Nettoyer les cages
3 personnes
Vérifier l’approvisionnement en eau
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les cages
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Balisage des itinéraires de circulation
2 personnes
Numéroter les cages
2 personnes

Événement

Accueillir les lapins
4 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Placer les lapins dans les cages
4 personnes
Effectuer le contrôle vétérinaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire la présentation du spectacle
Encadrer le tour d’évaluation
3 personnes
Amener les lapins au jury
3 personnes
Rassembler les formulaires
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier la ration de foin
2 personnes
Vérifier les gamelles d’eau
2 personnes
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Traiter les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Rendre les lapins
4 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes

Suivi

Vider les cages
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Désinfecter les cages
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Cagesqté 60
Installations de cageqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables du juryqté 4
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone à main
Haut-parleur
Balanceqté 2
Imprimante

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs isothermesqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Bannièresqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 80
Rubans de prixqté 30
Trophéesqté 10
Rosettesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Soins aux animaux

Gamelles d’eauqté 70
Gamellesqté 70
Bouteilles d’eauqté 30
Caisses de transportqté 10
Serviettesqté 30
Brossesqté 8
Coupe-onglesqté 4
Thermomètres pour lapinsqté 2
Paniers de transportqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 8
Papier à écrireqté 500
Formulaires d’évaluationqté 150
Braceletsqté 250
Caisse

Sécurité

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 8
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations et le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour avoir le temps de confirmer chaque participant et de recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant le Salon.
Demandez les données de chaque lapin avant de préparer la numérotation des cages. Imprimez la liste des participants et les formulaires d’évaluation après la dernière confirmation, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement.
Confirmez les jurés et le vétérinaire plusieurs semaines à l’avance, puis transmettez-leur le plan et les catégories d’évaluation. Une réunion de coordination à J-7 évite les changements le jour même.
Préparez les tables du jury, le comptoir d’inscription et les cages avant l’arrivée du public. Gardez au moins une rallonge, une multiprise et une imprimante accessibles pour les ajustements de dernière minute.
Ne reportez pas les stocks de foin, le nettoyage des cages et le refroidissement des boissons au matin de l’événement. Préparez le foin et nettoyez les cages la veille, puis mettez les boissons au frais quelques heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Salon du lapin ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le Salon. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les informations de chaque lapin.
Quand confirmer les jurés et le vétérinaire ?: Confirmez-les au moins 3 semaines à l’avance. Faites ensuite un point de coordination à J-7 avec les catégories d’évaluation, le plan, les horaires et les besoins des tables du jury.
Quand préparer les cages et le foin ?: Nettoyez les cages et installez les équipements la veille, puis vérifiez leur numérotation le matin. Préparez les stocks de foin avant l’ouverture pour ne pas devoir quitter l’accueil ou le jury pendant l’arrivée des participants.
Que faut-il imprimer avant le Salon du lapin ?: Imprimez la liste finale des participants, les numéros de cages et les formulaires d’évaluation 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques exemplaires supplémentaires et vérifiez l’imprimante avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.