Checklist d’organisation d’un marché régional

Un marché régional demande une coordination précise entre les exposants, les fournisseurs et l’équipe sur place. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de dessiner le plan des stands. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les branchements électriques doivent être suivis dans une même liste à jour. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux livraisons, aux achats et au refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Réserver les stands
Définir les emplacements de vente
2 personnes
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des vendeurs
Envoyer les confirmations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver les câbles d’alimentation
Réserver des tables et des chaises
Réserver le matériel de refroidissement
Faire réaliser les imprimés
Planifier les bénévoles
2 personnes
Choisir le mode de paiement pour la caisse
Préparer la caisse
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel du marché
2 personnes
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Préparer le tiroir-caisse
Inspecter le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Accueil des vendeurs
2 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Vérifier les stocks
Annoncer le dernier tour
Fermer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Déposer la caisse
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Stocker les restes
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Buffets pliantsqté 4
Tables hautesqté 8
Chariots de transportqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Caisse

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Lave-mains
Réservoirs d’eauqté 2
Jerricansqté 4
Plaques de refroidissementqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2
Tapis de feuille de travailqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappe en tissuqté 24
Panneaux en ardoiseqté 12
Compositions floralesqté 8
Bannières du standqté 12
Numéros de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux d'informationqté 6
Flèches de directionqté 12
Panneau d’accueil
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 24
Draps de standqté 12
Mâts de drapeauxqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes LED de rechangeqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Petits pots à lait pour le caféqté 8
Sucriersqté 6
Corbeilles à painqté 8
Bacs à glaceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermoboxesqté 4
Étagères à épicesqté 2
Couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Panneaux de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 3

Conseils

Bloquez le plan du marché avant d’envoyer les confirmations : prévoyez les accès, les zones de vente et les emplacements proches d’un point d’alimentation électrique.
Demandez les besoins électriques et alimentaires dès l’inscription. Un stand équipé d’une machine à café ou d’un réfrigérateur ne se gère pas comme un simple étal.
Réservez les tentes, stands, tables et chaises plusieurs semaines à l’avance, surtout si le marché a lieu un week-end. Ajoutez les chariots de transport pour déplacer le matériel sans ralentir l’installation.
Préparez la caisse et les terminaux de paiement au plus tard la veille. Testez chaque appareil, prévoyez des piles de rechange et gardez une solution de secours si le réseau devient instable.
Confirmez les livraisons 24 à 48 heures avant l’ouverture et vérifiez la météo le même jour. Les boissons doivent être refroidies suffisamment tôt pour être prêtes dès l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché régional ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations de stands et de matériel peuvent prendre plusieurs semaines, surtout pour un événement en extérieur.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’un marché régional ?: Prévoyez un emplacement défini, un stand ou une tente, une table, des chaises si nécessaire et l’accès électrique demandé lors de l’inscription. Envoyez une confirmation complète au moins 7 jours avant le marché.
Combien de temps avant faut-il installer les stands ?: Prévoyez 3 à 4 heures d’installation avant l’ouverture au public. Commencez par les tentes et les stands, puis installez les tables, les branchements, la caisse et le matériel de refroidissement.
Quand préparer la caisse et les paiements ?: Préparez la caisse et testez les terminaux de paiement la veille. Vérifiez encore les appareils 60 minutes avant l’ouverture, avec des piles de rechange et une solution de paiement alternative.

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