Organiser un marché du cyclisme sans rien oublier
Un marché du cyclisme rassemble des vendeurs, des visiteurs et souvent des animations ou services autour du vélo. Pour que la journée se déroule correctement, il faut verrouiller le lieu, les autorisations et les emplacements avant de communiquer l’événement. Prévoyez ensuite le catering, les boissons, l’électricité, les tentes et le matériel de paiement. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans l’ordre, jusqu’aux derniers contrôles avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver définitivement le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les vendeurs
2 personnes
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Commander des boissons
Réserver tables et tentes
Réserver l’alimentation électrique
Élaborer le plan
2 personnes
Envoyer les informations aux vendeurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le matériel de caisse
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les supports à vélos
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Tenir le stand d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Encadrer des démonstrations de vélo
2 personnes
Diffuser les images du match
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire une tournée des stands
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Vider le parking à vélos
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Relancer les vendeurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 24
- Tables hautesqté 6
- Chaises pliantesqté 60
- Housses de nappesqté 24
- Râteliers à vélosqté 10
- Portants à vêtementsqté 8
- Caisses de rangementqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettes à gâteauqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Petits bolsqté 16
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
- Terminaux de paiement mobilesqté 3
- Ordinateurs portablesqté 2
- Moniteursqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Pompes à véloqté 4
- Kits d’outils de baseqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 20
- Adaptateurs pour pompeqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Affiches de véloqté 20
- Flèches de directionqté 24
- Numéros de standqté 30
- Badges nominatifsqté 80
- Bandes adhésivesqté 6
- Ruban de balisageqté 6
Catering
- Thermosqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Bacs à glaçonsqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 4
- Tabliersqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Pelles à poussièreqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’inviter les vendeurs. Une modification tardive peut obliger à refaire les inscriptions, le plan et toute la signalétique.
- Contactez les vendeurs suffisamment tôt pour confirmer leurs besoins : dimensions de l’emplacement, table, tente, alimentation électrique et accès pour le déchargement. Envoyez le plan final et les consignes dès que les emplacements sont répartis.
- Ne commandez pas les boissons et le catering au dernier moment. Recueillez les besoins alimentaires avant la commande et prévoyez des glacières, des machines à café, des bouilloires et des thermos pour éviter les files d’attente au moment de l’accueil.
- Testez l’organisation technique avant l’ouverture : rallonges, multiprises, stations de recharge, terminaux de paiement mobiles, ordinateurs, moniteurs, haut-parleurs et microphone. Gardez les câbles et les branchements hors des zones de passage.
- Réservez un espace clairement identifiable pour les réparations et l’assistance vélo. Vérifiez la présence des pompes, des kits d’outils de base et des chambres à air de rechange avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché du cyclisme ?
- Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le lieu et le programme sont définis. Les vendeurs, les autorisations, la location des tentes et l’alimentation électrique doivent être confirmés avant la publication de l’annonce.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les vendeurs ?
- Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de répartir les emplacements, d’envoyer les informations pratiques et d’imprimer les badges et la signalétique.
- Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché du cyclisme ?
- Prévoyez notamment les tentes, tables pliantes, chaises, portants ou râteliers selon les vendeurs, ainsi que des caisses de rangement. Ajoutez les rallonges et multiprises uniquement après avoir vérifié les besoins électriques de chaque emplacement.
- Quand préparer les boissons et le matériel ?
- Rassemblez le matériel et vérifiez les stocks la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas quelques heures avant l’ouverture, afin de garder les produits frais tout en laissant du temps pour installer les stands et tester les paiements.
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