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Organiser un marché de Koningsdag : la checklist complète

Un marché de Koningsdag demande une préparation répartie sur plusieurs semaines. Commence par réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis organise les inscriptions des exposants et le plan des stands. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, les livraisons, l’électricité et le catering. La veille, concentre-toi sur les achats, les boissons à rafraîchir, la monnaie, la signalétique et l’installation pratique du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du marché

  • Demander une autorisation

  • Vérifier l’assurance

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les inscriptions

  • Établir la répartition des stands

    2 personnes

  • Confirmer les participants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Organiser l’enlèvement des déchets

  • Vérifier l’alimentation électrique

    2 personnes

  • Demander des panneaux de signalisation

  • Informer les exposants

  • Préparer les listes de prix

    2 personnes

  • Créer des panneaux de direction

    2 personnes

  • Changer l'argent liquide

  • Vérifier le contenu de la trousse de premiers secours

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer les livraisons

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les caisses

    2 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Prévoir les mesures en cas de météo

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les barrières

    3 personnes

  • Décharger les stands

    5 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la numérotation des stands

    2 personnes

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Instruire les tenanciers de stand

    2 personnes

  • Aménager les stands

    8 personnes

  • Préparer le café

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Préparer les boissons

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Approvisionner les caisses

    2 personnes

Événement

  • Annoncer l'ouverture

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir les stands de vente

    8 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

  • Vérifier l'éclairage

  • Vider les caisses en cours de journée

    2 personnes

  • Annoncer la dernière vente

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Fermer les caisses

    2 personnes

  • Démonter les stands

    8 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Couper l’électricité

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Évacuer les déchets résiduels

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 12
  • Tables pliantesqté 8
  • Tables de bièreqté 6
  • Chaisesqté 40
  • Tabouretsqté 12
  • Tables de maquillageqté 8
  • Poids de standqté 24
  • Barrières de sécuritéqté 12
  • Tables hautesqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 60
  • Verres à théqté 60
  • Verres à boireqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 8
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Petits bolsqté 16

Décoration

  • Drapeaux néerlandaisqté 12
  • Guirlandes de fanions orangeqté 10
  • Ballons orangeqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Panneaux de numéro de standqté 12
  • Panneaux d’orientationqté 10
  • Liste de prix pendantqté 20
  • Ruban adhésifqté 8
  • Cordeqté 4
  • Panneaux en ardoiseqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Lampes à batterieqté 8
  • Chariots à mainqté 2
  • Caissesqté 4
  • Calculatricesqté 4
  • Talkies-walkiesqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Verres doseursqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Thermosqté 6
  • Pains de glaceqté 24

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balaiqté 4
  • Pelle et balayetteqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12
  • Gel hydroalcooliqueqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes d'extérieurqté 6
  • Pilesqté 24

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 2
  • Gilets de sécuritéqté 8
  • Lampes de pocheqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu et lance les demandes administratives au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Vérifie aussi les règles locales concernant la sécurité, les déchets et l’alimentation électrique.
  • Fixe une date limite d’inscription des exposants environ 3 semaines avant l’événement. Demande à chacun la taille du stand, ses besoins électriques et ses besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
  • Prépare le plan des stands 10 à 14 jours avant Koningsdag et attribue un numéro à chaque emplacement. Envoie ensuite le plan, les horaires d’installation et les consignes d’accès à tous les participants.
  • Compte la vaisselle, les tables, les chaises, les poids de stand et les barrières au moins 7 jours avant l’événement. Les tentes et les stands sont souvent disponibles séparément : confirme chaque livraison et ne suppose pas qu’ils arriveront ensemble.
  • La veille, achète la monnaie, refroidis les boissons et prépare les encas. Vérifie encore la météo, la trousse de premiers secours, les panneaux d’orientation et les listes de prix avant de fermer le site.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Koningsdag ?
Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, vérifier l’assurance et recruter les exposants sans devoir tout confirmer dans les derniers jours.
Quand faut-il confirmer les exposants du marché ?
Fixe la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement et confirme les participants au plus tard 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de finaliser la répartition des stands et la signalétique.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et la monnaie ?
Achète et change la monnaie la veille, puis mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture. Prévois aussi un contrôle final des caisses le matin du marché, avant l’arrivée du public.
Que vérifier la veille d’un marché de Koningsdag ?
Contrôle les livraisons, l’électricité, la météo, les achats, la trousse de premiers secours et les panneaux. Prépare également les encas, les caisses et les boissons afin de garder le matin de l’événement réservé à l’installation.

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