Organiser un marché circulaire : la checklist complète

Un marché circulaire demande de coordonner les exposants, les autorisations, l’accueil du public et la logistique sur place. Commencez par fixer le concept, le lieu et la date, puis avancez vers les inscriptions, la communication et le plan d’installation. Prévoyez aussi les besoins moins visibles : alimentation électrique, gestion des déchets, météo et circulation autour du site. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 73 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le concept du marché
2 personnes
Confirmer le lieu et la date
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Sélectionner les exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
Envoyer les informations aux exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Confirmer les animateurs d’atelier
Planifier les ateliers
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver les stands du marché
Coordonner la collecte des déchets
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Préparer le scénario météo
2 personnes
Créer le trajet et les infos de parking
Imprimer le plan et le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Charger les téléphones et les batteries
Vider le terrain
3 personnes
Monter les tentes et les stands
8 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Assurer l’annonce au marché
Prendre des photos
Vérifier les toilettes
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Récupérer la vaisselle réutilisable
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes

Suivi

Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Sauvegarder les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Relancer les exposants
2 personnes
Gérer la caution et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 28
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 28
Caisses en plastiqueqté 30
Palettes en boisqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Cintresqté 100
Miroirsqté 6
Paniers de rangementqté 20
Plannings de présentationqté 10
Bâches de solqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Batteries rechargeablesqté 6
Balance numériqueqté 2
Défroisseur vapeur

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Verres doseursqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Gobelets à café réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 300
Cuillères à caféqté 100
Plateauxqté 8

Décoration

Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Plantesqté 20
Housses à vêtementsqté 30
Serre-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes rechargeablesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 12
Poubelles avec couvercleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Communication

Presse-papiersqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 40
Ruban de papierqté 12
Marqueursqté 24
Papier d’impressionqté 500
Plansqté 300
Flyers du programmeqté 300

Matériel de sport

Matériel d’atelierqté 8
Kits de coutureqté 10
Pots de fleursqté 30
Gants de travailqté 30
Tapis de bricolageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de lancer les invitations : le plan des stands, les autorisations et le nombre d’exposants en dépendent. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription claire et confirmez chaque exposant après sélection. Demandez en même temps ses besoins en électricité, en table, en portant ou en espace au sol afin d’éviter les changements de dernière minute.
Dessinez le plan du marché avant de réserver définitivement le mobilier. Prévoyez les passages, les zones d’ateliers, les points d’alimentation électrique et un espace accessible pour la collecte des déchets.
Constituez l’équipe bénévole au moins 2 semaines avant l’événement et répartissez les rôles par créneau. Il faut couvrir l’accueil, l’orientation, les ateliers, la sécurité et le rangement, pas seulement l’installation.
Préparez les informations visiteurs en avance : trajet, parking, programme et plan imprimé. Testez les rallonges, multiprises, microphones et batteries la veille, puis gardez un scénario météo utilisable jusqu’au matin du marché.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché circulaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à définir le concept, confirmer le lieu et demander les autorisations ; gardez les 2 dernières semaines pour les exposants, les bénévoles, la communication et la logistique.
Quand faut-il inviter les exposants pour un marché circulaire ?: Lancez l’appel aux exposants 6 à 8 semaines avant la date. Fixez une clôture des inscriptions environ 3 semaines avant, afin de sélectionner les participants, confirmer leurs besoins et finaliser le plan des stands.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché circulaire ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 1 pour les ateliers et 1 pour la coordination logistique par créneau. Pour un marché ouvert plusieurs heures, prévoyez des rotations de 2 à 3 heures plutôt qu’une seule équipe toute la journée.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un marché circulaire ?: Décidez au moins 7 jours avant si les tentes, les bâches de sol et le mobilier peuvent rester utilisables dans les conditions prévues. Communiquez ensuite le plan météo aux exposants et aux bénévoles, avec une décision finale annoncée au plus tard le matin de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.