Checklist para organizar un mercado circular

Organizar un mercado circular requiere coordinar expositores, puestos, talleres y servicios sin dejar decisiones para el último momento. Empieza por definir el concepto, cerrar el lugar y la fecha, y comprobar qué permisos necesitas. Después distribuye los puestos, confirma a cada expositor y prepara la información de acceso, electricidad, residuos y seguridad. Esta checklist reúne 76 tareas y 73 materiales para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto del mercado
2 personas
Confirmar lugar y fecha
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Solicitar los permisos necesarios
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Seleccionar a los expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Enviar información a los expositores
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Enviar nota de prensa
Confirmar a los responsables del taller
Programar talleres
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar puestos de mercado
Coordinar la recogida de residuos
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Preparar escenario meteorológico
2 personas
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
Imprimir plano y programa
2 personas
Preparar acreditaciones
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Ordenar el material del taller
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cargar teléfonos y baterías
Despejar el recinto
3 personas
Montar tiendas y puestos
8 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Realizar el anuncio del mercado
Tomar fotos
Comprobar los baños
2 personas
Reponer existencias
2 personas
Recoger vajilla reutilizable
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Asegurar la caja registradora y los documentos
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Secar y guardar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Guardar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Llamar de nuevo a los expositores
2 personas
Gestionar la fianza y las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 28
Sillas plegablescant. 50
Mesas de cervezacant. 8
Mantelescant. 28
Cajas de plásticocant. 30
Palés de maderacant. 12
Percheroscant. 8
Perchascant. 100
Espejoscant. 6
Cestas de almacenamientocant. 20
Horarios de presentacionescant. 10
Lonas de suelocant. 8

Equipo

Altavoz portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Baterías recargablescant. 6
Báscula digitalcant. 2
Plancha de vapor para ropa

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de café reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 300
Cucharillascant. 100
Bandejascant. 8

Decoración

Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 24
Guirnaldascant. 12
Plantascant. 20
Fundas para ropacant. 30
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Faroles recargablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 30
Fregonascant. 4
Papeleracant. 12
Papelera con tapacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Comunicación

Portapapelescant. 8
Credencialescant. 60
Bolígrafoscant. 40
Cinta de papelcant. 12
Rotuladorescant. 24
Papel de impresióncant. 500
Planoscant. 300
Folletos del programacant. 300

Material deportivo

Herramientas para tallerescant. 8
Kits de costuracant. 10
Macetascant. 30
Guantes de trabajocant. 30
Tapetes de manualidadescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de invitar a los expositores. Sin esos datos no podrás confirmar horarios, distribución ni condiciones de montaje.
Dibuja la distribución del mercado con antelación y asigna cada puesto, carpa, mesa y punto de electricidad. Envía el plano junto con las instrucciones de montaje al menos 7 días antes.
Confirma a los expositores y responsables de talleres por escrito. Recoge también las necesidades dietéticas, los horarios y cualquier requisito técnico para evitar cambios durante la última semana.
Prepara la comunicación en dos momentos: publica la información básica con varios días de margen y envía el programa, el plano, la ruta y el aparcamiento como mínimo 3 días antes.
No dejes para el final la seguridad, los residuos y el mal tiempo. Define quién coordina cada incidencia, dónde se colocan las lonas y cómo se mantiene despejada la circulación antes del día del mercado.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercado circular?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas permisos, expositores y talleres. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar asistentes, materiales, electricidad, residuos y seguridad.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores?: Procura cerrar la selección entre 3 y 4 semanas antes. Envía a cada expositor el puesto asignado, el horario de montaje, el plano y las condiciones técnicas al menos 7 días antes.
¿Qué hay que preparar para los talleres del mercado?: Confirma a cada responsable y fija el programa con al menos 3 semanas de antelación. Comprueba después el espacio, las sillas, el sonido, los micrófonos y los puntos de electricidad.
¿Cuándo se prepara el plan de seguridad y residuos?: Ten ambos planes listos como mínimo 2 semanas antes y comunícalos a voluntarios y responsables. El día anterior verifica accesos, recorridos despejados, contenedores y el procedimiento para cambios por lluvia.

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