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Checklist d’organisation pour la Journée des animaux

Une Journée des animaux demande plus qu’un programme d’activités : il faut connaître à l’avance le nombre de participants et d’animaux, organiser les zones et prévoir les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’installation sur place. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme le contact du vétérinaire, les points d’eau et la vérification de la météo. Prévoyez une équipe sur place pour l’accueil, la sécurité et la mise en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Inventorier le nombre d’animaux

  • Faire les réservations

  • Établir les règles pour les animaux

    2 personnes

  • Créer le programme d'activités

    2 personnes

  • Créer les formulaires de match

  • Confirmer le contact du vétérinaire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les gâteaux et desserts

    2 personnes

  • Portionner les friandises pour animaux

    2 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises et les bancs

    3 personnes

  • Délimiter les zones animales

    3 personnes

  • Installer les points d’eau

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Mettre en place la compétition animale

    2 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les animaux

    2 personnes

  • Prononcer le mot de bienvenue

  • Laisser les animaux s’habituer calmement

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Distribuer des friandises pour animaux

    2 personnes

  • Encadrer le quiz sur les animaux

    2 personnes

  • Encadrer le concours animalier

    3 personnes

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Enlever les déchets et les crottes de chien

    2 personnes

  • Remplir les bacs à eau

    2 personnes

  • Vérifier l’espace calme pour les animaux

  • Accompagner le départ des visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Ranger les zones pour animaux

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 70
  • Bancsqté 4
  • Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 80
  • Bols réutilisablesqté 30
  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Couverts réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 50
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Bacs d’eau pour animauxqté 12

Décoration

  • Guirlandes en papierqté 12
  • Panneaux d’accueil pour les animauxqté 4
  • Mur photo
  • Nappesqté 8
  • Présentoirs pour cartes nominativesqté 6

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Micro sans fil
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Distributeurs d'eauqté 2

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Bacs à glaçonsqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
  • Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 à 14 jours avant la célébration. Notez séparément le nombre de personnes et d’animaux afin d’adapter les réservations, les zones et les quantités de nourriture.
  • Fixez les règles pour les animaux avant d’envoyer le programme : zones accessibles, comportement attendu et conduite à tenir en cas de problème. Gardez le contact du vétérinaire confirmé dans les documents de l’équipe, avec un exemplaire imprimé le jour même.
  • Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin de l’événement. Les tentes, les zones délimitées, l’éclairage et les points d’eau doivent être installés avant l’arrivée des premiers participants.
  • Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, puis portionnez les friandises pour animaux séparément. Installez les gâteaux et desserts sur des plateaux distincts pour éviter les échanges accidentels entre nourriture humaine et animale.
  • Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour inspecter le lieu et installer les tables, les chaises, les bancs, les tentes, la table d’inscription et le matériel audio. Testez aussi les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs et les lampes LED avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour la Journée des animaux ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez la date limite d’inscription 10 à 14 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires, le nombre d’animaux et les réservations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une Journée des animaux ?
Prévoyez au minimum 60 à 90 minutes avec une équipe dédiée. Comptez davantage si les tentes, les zones animales, l’éclairage et le matériel audio doivent être montés le même jour.
Quand vérifier la météo pour une célébration avec des animaux ?
Consultez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin de l’événement. Cette vérification permet d’ajuster les tentes, les zones extérieures et les points d’eau avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des animaux ?
Définissez les règles avant la célébration, délimitez les zones animales et confirmez le contact du vétérinaire au plus tard quelques jours avant. Installez également plusieurs points d’eau avant l’ouverture et gardez les friandises portionnées séparément.

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