Checklist pour organiser un pique-nique poétique
Un pique-nique poétique demande plus qu’un panier-repas et quelques couvertures. Il faut coordonner le lieu, les autorisations du parc, les poètes, les repas et la sonorisation, puis prévoir une solution réaliste en cas de pluie. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre, des premières réservations jusqu’à l’installation du podium et des tables le jour J. Vous saurez aussi quand confirmer les participants, refroidir les boissons et charger le matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Vérifier le permis et le règlement du parc
Réserver les poètes et les récitants
2 personnes
Élaborer le programme et les interventions
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Envoyer le programme aux participants
Envoyer des informations pratiques aux poètes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Établir l’itinéraire et le plan de chargement
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer les tables de pique-nique
4 personnes
Déposer les chaises et les couvertures
4 personnes
Installer la tente et les parasols
4 personnes
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer le premier bloc de poésie
2 personnes
Servir le buffet pique-nique
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le deuxième bloc de poésie
2 personnes
Encadrer la scène ouverte
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets et la vaisselle
2 personnes
Assurer la dernière prestation
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Démonter le mobilier et la tente
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Stocker les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de pique-niqueqté 8
- Chaisesqté 60
- Couvertures de pique-niqueqté 20
- Tentes de réceptionqté 2
- Parasolsqté 4
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 70
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux du programmeqté 4
- Panneaux de signalisationqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 3
Équipement
- Enceinte sur batterieqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Câbles audioqté 6
- Batteries externesqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 5
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Thermosqté 6
- Bacs de rangementqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lanternes LEDqté 10
- Rallongesqté 4
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 8
- Balai et pelleqté 2
- Balayetteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Vérifiez le règlement du parc et l’autorisation nécessaire avant de confirmer les invitations. Certains lieux imposent des horaires, limitent les tentes ou refusent les installations sonores.
- Bloquez les poètes et les récitants avant d’envoyer le programme. Demandez leurs besoins techniques au moins 2 semaines à l’avance, notamment pour les microphones et les retours audio.
- Arrêtez la liste des participants quelques jours avant l’événement afin de calculer les repas, les boissons et la vaisselle réutilisable. Prévoyez séparément les besoins alimentaires signalés lors des inscriptions.
- Contrôlez les prévisions météo 3 jours avant, puis la veille. La décision concernant les tentes, les parasols ou le plan de repli doit être communiquée aux participants avant leur départ.
- Préparez l’itinéraire et le plan de chargement la veille. Chargez les éléments d’installation ensemble, puis gardez les glacières, les paniers-repas et les câbles audio accessibles en premier.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique poétique ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le parc, les autorisations, les poètes, le matériel et les inscriptions sans organiser les repas au dernier moment.
- Quand envoyer les invitations pour un pique-nique poétique ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour connaître les quantités de repas et les besoins alimentaires.
- Quand vérifier la météo pour un pique-nique poétique ?
- Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière la veille. Prévenez les participants dès que le plan en cas de mauvais temps est confirmé, au plus tard le matin précédent.
- Que faut-il préparer le jour avant le pique-nique poétique ?
- Refroidissez les boissons, préparez les paniers-repas et vérifiez la sonorisation, les batteries et les câbles la veille. Préparez aussi le plan de chargement pour éviter de chercher le matériel sur place.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !