Poesiepicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Ort und Datum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe sofort, ob eine Genehmigung oder besondere Parkregeln gelten. Ohne diese Klärung können Materialanlieferung und Aufbau kurzfristig scheitern.
• Lege Poeten und Vorträge fest, bevor du die Einladungen verschickst. Schicke das endgültige Programm anschließend spätestens 3 Tage vor der Poesiepicknick an alle Teilnehmenden und die praktischen Informationen separat an die Vortragenden.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einem festen Stichtag, idealerweise 7 Tage vorher. Berechne danach Picknickpakete, Geschirr und Getränke anhand der bestätigten Teilnehmerzahl statt anhand grober Schätzungen.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige dann den Schlechtwetterplan. Zelte und Sonnenschirme helfen bei Sonne oder leichtem Regen, ersetzen aber keine Entscheidung darüber, ob Vorträge und Verpflegung sicher durchgeführt werden können.
• Plane Anfahrt, Ladeweg und Aufbauzeit schriftlich und öffne den Veranstaltungsort früh genug für Tische, Stühle, Decken und Technik. Teste Akkulautsprecher, Funkmikrofone und Audiokabel vor dem ersten Vortrag, nicht erst während der Begrüßung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Poesiepicknick organisieren?

Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigung und den Vortragenden. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Poesiepicknick?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einrechnen und die Getränke frühzeitig kühlen.

Wann soll ich das Programm an die Gäste schicken?

Sende das endgültige Programm spätestens 3 Tage vor der Poesiepicknick. Die Vortragenden sollten ihre praktischen Informationen früher erhalten, damit Ankunft, Technik und Reihenfolge geklärt sind.

Was mache ich bei schlechtem Wetter bei einer Poesiepicknick?

Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann anhand deines bestätigten Schlechtwetterplans. Kläre dabei, ob Zelte und Sonnenschirme ausreichen oder ob Vorträge und Verpflegung verlegt oder abgesagt werden müssen.