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Checklist pour organiser un pique-nique food truck

Un pique-nique avec food trucks demande plus qu’un espace extérieur et quelques tables. Il faut réserver les camions assez tôt, vérifier les autorisations, anticiper les besoins alimentaires et préparer un plan de repli en cas de pluie. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations à l’accueil des food trucks et des visiteurs. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : branchements électriques, paiement, boissons au frais et circulation sur le site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Sélectionner les food trucks

    2 personnes

  • Réserver des food trucks

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier la responsabilité civile

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux visiteurs

  • Vérifier les prévisions météo

  • Définir un plan météo de repli

    2 personnes

  • Confirmer les horaires du foodtruck

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Élaborer le plan du site

    2 personnes

  • Imprimer le plan

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Préparer la caisse et les moyens de paiement

  • Imprimer la liste de contacts

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Accueillir les food trucks

    2 personnes

  • Délimiter les emplacements des food trucks

    2 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Déplier les couvertures de pique-nique

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer les tables de service

    2 personnes

  • Préparer les boissons

    2 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Installer le panneau d'information

  • Tester le son

    2 personnes

  • Vérifier les food trucks

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Présenter le programme

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Coordonner les commandes des food trucks

    2 personnes

  • Communiquer les besoins alimentaires

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Réapprovisionner les foodtrucks

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage

  • Annoncer les dernières commandes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

  • Faire partir les foodtrucks

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Retirer l'éclairage

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Retourner le matériel du food truck

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Couvertures de pique-niqueqté 20
  • Tables de serviceqté 3
  • Nappesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 100
  • Bols réutilisablesqté 60
  • Gobelets réutilisablesqté 160
  • Verres à vinqté 80
  • Couteauxqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de cuisineqté 6
  • Pinces de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 4

Équipement

  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Passe-câblesqté 6
  • Enceinte Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Batteries externesqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Décorations de tableqté 12
  • Panneaux d’informationqté 4
  • Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Pinces à déchetsqté 3
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Bacs à vaisselleqté 4
  • Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez les food trucks dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Demandez leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques et le mode de paiement accepté.
  • Clôturez les inscriptions quelques jours avant le pique-nique et regroupez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dans un document transmis aux prestataires. Cela évite de découvrir une contrainte au moment du service.
  • Préparez un plan du site avec les emplacements des food trucks, les tables, les couvertures, les zones de circulation et les branchements. Imprimez-en plusieurs exemplaires : un pour l’équipe, un pour les prestataires et un à l’accueil.
  • Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Si des tentes de réception ou un lieu de repli sont prévus, confirmez leur disponibilité avant que les visiteurs arrivent.
  • Refroidissez les boissons la veille et prévoyez une caisse ainsi que les moyens de paiement dès la préparation finale. Faites aussi un briefing court des bénévoles, avec les contacts imprimés et une personne clairement responsable de l’accueil des food trucks.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un food truck pour un pique-nique ?
Réservez au moins 4 à 8 semaines avant la date, surtout si l’événement a lieu un week-end. Confirmez les horaires d’arrivée, la durée du service, les besoins électriques et les conditions d’annulation par écrit.
Combien de food trucks faut-il pour un pique-nique ?
Prévoyez en général un food truck pour 50 à 75 personnes, selon la complexité du menu et la durée du repas. Pour 150 invités, trois camions ou deux camions avec un service très rapide peuvent être nécessaires.
Quand vérifier la météo et préparer un plan de repli ?
Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis faites une confirmation 48 heures avant et le matin de l’événement. Le plan de repli doit être défini avant l’envoi des informations finales aux visiteurs.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des food trucks ?
Demandez à chaque food truck ses besoins électriques au plus tard lors de la réservation. Vérifiez ensuite les points d’alimentation, prévoyez les rallonges et multiprises adaptées et protégez les câbles avec des passe-câbles avant l’ouverture du site.

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