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Foodtruck-Picknick organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Foodtruck-Picknick müssen nicht nur Trucks gebucht werden. Entscheidend sind ein passender Stellplan, geklärte Stromanschlüsse, Sitzplätze und ein Ablauf für schlechtes Wetter. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Kurz vor dem Termin prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Getränke und Material; am Veranstaltungstag empfängst du die Trucks und weist Stellplätze und Helfer ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Foodtrucks auswählen

    2 Personen

  • Foodtrucks reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Haftung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan festlegen

    2 Personen

  • Foodtruck-Zeiten bestätigen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Geländeaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungsmittel bereitlegen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Foodtrucks empfangen

    2 Personen

  • Foodtruck-Stellplätze markieren

    2 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Picknickdecken auslegen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Servicetische einrichten

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Foodtrucks kontrollieren

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Foodtruck-Bestellungen begleiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche mitteilen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Foodtrucks beliefern

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Bestellungen ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Foodtrucks abfahren lassen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Foodtruck-Material zurückgeben

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • PicknickdeckenAnz. 20
  • ServicetischeAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 160
  • WeingläserAnz. 80
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 6
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 4
  • HanddesinfektionsständerAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob Foodtrucks dort stehen dürfen und ob Genehmigungen oder eine Haftpflichtregelung erforderlich sind.
  • Reserviere die Foodtrucks frühzeitig und kläre spätestens 2 Wochen vorher Ankunftszeit, Standdauer, Menü, Zahlungsarten und Ernährungswünsche. So vermeidest du Engpässe bei vegetarischen, veganen oder allergenfreien Gerichten.
  • Plane die Fläche mit getrennten Bereichen für Trucks, Sitzplätze und Warteschlangen. Markiere die Stellplätze vor der Ankunft und prüfe, ob jedes Fahrzeug den nötigen Stromanschluss erreicht, ohne Kabelwege zu blockieren.
  • Kühle Getränke am Vortag und stelle für das erste Picknick-Stundenfenster etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit. Vergiss neben Bechern auch Eis, Getränkespender sowie Kaffee- und Teezubehör.
  • Lege spätestens 3 Tage vorher einen Wetterplan fest. Prüfe die Vorhersage am Veranstaltungsmorgen und halte Partyzelte, Picknickdecken, Sitzmöbel, Kabelmatten und einen ausgedruckten Lageplan griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Picknick planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Für Genehmigungen, Foodtruck-Reservierungen und einen geeigneten Ort brauchst du oft mehrere Wochen Vorlauf.
Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Picknick?
Plane bei einer gemischten Speisekarte ungefähr einen Truck pro 50 bis 75 Gäste. Bei 100 Personen sind daher meist 2 Trucks sinnvoll, besonders wenn gleichzeitig warme Hauptgerichte ausgegeben werden.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Foodtruck-Picknick?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser unabhängig von der Speisekarte. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden.
Wann soll ich den Wetterplan für das Picknick festlegen?
Lege eine Alternative spätestens 3 Tage vorher fest und prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungsmorgen erneut. Zelte, Sitzplätze und die Wege zu den Foodtrucks müssen dann bereits praktisch angeordnet sein.

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