Organiser un pique-nique cinéma sans rien oublier

Un pique-nique cinéma demande de coordonner le lieu, les droits de diffusion, le repas et la technique dans le bon ordre. Cette checklist regroupe les 74 tâches du plan, de la réservation aux paniers-repas et aux tests du projecteur. Elle aide aussi à prévoir les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, météo, rallonges, son et rangement des produits frais. Suis-la pour savoir quoi préparer plusieurs semaines à l’avance et quoi vérifier juste avant la projection.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Organiser les droits de filmage
Composer le programme de films
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
Télécharger le film
Tester la playlist
2 personnes
Tester le projecteur
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer la boîte film et technique
2 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les sandwichs
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Déployer les couvertures de pique-nique
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Monter l'écran
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le panneau d'information
Revérifier la technique
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Délimiter les aires de pique-nique
2 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le film
Lancer le film
Veiller à la technique pendant le film
Assurer la surveillance des visiteurs
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Ajuster l’éclairage
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Plier les couvertures de pique-nique
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Éteindre le projecteur
Démonter l'écran
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tentes de réceptionqté 2
Couvertures de pique-niqueqté 15

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portables
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 80
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Boîtes de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Panneaux du programme cinémaqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et règle les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations : sans ces deux confirmations, le programme de films peut encore changer.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis vérifie le nombre final de repas quelques jours avant les courses. Prévois séparément les produits frais et les denrées non périssables.
Teste le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le mixeur audio et les câbles avant le jour J. Fais aussi un essai complet avec le film téléchargé, car un test d’image seul ne révèle pas les problèmes de son ou de format.
Consulte les prévisions météo à J-3 puis le matin même. Les tentes, couvertures de pique-nique et éclairages doivent être prêts avant l’arrivée du public, surtout si la séance commence après la tombée du jour.
Prépare la boîte film et technique à part des paniers-repas. Mets les produits réfrigérés au frais dès le retour des courses et prépare les sandwichs, salades et amuse-bouches assez près du service pour conserver leur qualité.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pique-nique cinéma ?: Commence environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, vérifie les droits de diffusion et compose le programme, puis ouvre les inscriptions et organise le matériel.
Quel matériel faut-il pour une projection en plein air ?: Prévois au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable, des haut-parleurs, les câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Ajoute des goulottes de câbles pour sécuriser le passage et teste tout au moins 48 heures avant.
Quand préparer le repas d’un pique-nique cinéma ?: Fais les courses des produits non périssables à l’avance et achète les produits frais le plus près possible de l’événement. Lave les fruits et légumes, puis prépare les sandwichs, salades et portions le jour même ou la veille selon leur conservation.
Que faire s’il pleut le soir du pique-nique cinéma ?: Vérifie les prévisions à J-3, la veille et le matin même. Décide au plus tard quelques heures avant la séance si les tentes suffisent, si le lieu peut être déplacé ou si les participants doivent recevoir une nouvelle information.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.