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Filmpicknick organisieren: die praktische Checkliste

Ein Filmpicknick verbindet gemeinsames Essen mit einer Filmvorführung unter freiem Himmel. Damit am Abend nicht die Technik, das Essen oder eine wetterfeste Lösung fehlt, planst du zuerst Ort, Filmrechte und Programm. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die technische Probe. Am Veranstaltungstag hältst du Kühlprodukte kalt, stellst Picknickpakete zusammen und prüfst Bild, Ton und Stromversorgung vor dem Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Filmrechte regeln

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

  • Film herunterladen

  • Playlist testen

    2 Personen

  • Projektor testen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Material abholen

    3 Personen

  • Film- und Technikbox zusammenstellen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel sortieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Picknickpakete vorbereiten

    4 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    4 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Picknickdecken ausbreiten

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bildschirm aufbauen

    3 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Crew-Briefing geben

    3 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Picknickplätze zuweisen

    2 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Film ankündigen

  • Film starten

  • Technik beim Film überwachen

  • Aufsicht bei Besuchern führen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Beleuchtung anpassen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Picknickdecken zusammenfalten

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Projektor ausschalten

  • Bildschirm abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • PartyzelteAnz. 2
  • PicknickdeckenAnz. 15

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptops
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6
  • LaternenAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • FolieAnz. 2
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Dekoration

  • FilmprogrammtafelnAnz. 3
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • AbfallgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandfegerAnz. 2
  • DosenöffnerAnz. 2
  • Erste-Hilfe-Kasten

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort früh und kläre, ob eine öffentliche Filmvorführung erlaubt ist. Die Filmrechte sollten feststehen, bevor du Einladungen mit einem konkreten Titel verschickst.
  • Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und HDMI-Kabel mindestens einmal gemeinsam. Lade den Film zusätzlich herunter, damit du nicht vom WLAN am Veranstaltungsort abhängig bist.
  • Plane die Technik bei Tageslicht und prüfe die Stromwege vor dem Aufbau. Verlängerungskabel und Kabelkanäle müssen so liegen, dass niemand über sie stolpert.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bereite die Speisen in Etappen vor: haltbare Lebensmittel zuerst, Kühlprodukte zuletzt. Gemüse, Obst, Brötchen, Salate und Snacks lassen sich am Vortag teilweise vorbereiten.
  • Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 2 Tage vorher und prüfe die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungstag. Lege bei unsicherem Wetter Partyzelte oder eine klare Verschiebungsentscheidung bereit und teile die Helfer für Empfang, Buffet und Technik ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmpicknick planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Klärung der Filmrechte. Einladungen kannst du etwa 4 Wochen vor dem Termin verschicken.
Wie viele Helfer braucht man für ein Filmpicknick?
Für eine kleine bis mittlere Gruppe sind mindestens 4 Helfer sinnvoll: zwei für Aufbau und Technik, eine Person für Empfang und Anmeldungen sowie eine Person für Essen und Getränke. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich 2 bis 3 Helfer einteilen.
Wann muss man die Technik beim Filmpicknick testen?
Teste Film, Playlist, Projektor und Tonanlage mindestens 1 Woche vorher in einer ähnlichen Konfiguration. Vor dem Einlass brauchst du zusätzlich 30 bis 45 Minuten für Strom, Bildausschnitt und Lautstärke.
Was muss man beim Essen für ein Filmpicknick vorbereiten?
Bereite Picknickpakete, gewaschenes Gemüse und Obst, Brötchen, Salate und portionierte Snacks vor. Haltbare Lebensmittel kannst du am Vortag sortieren; Kühlprodukte kommen erst am Veranstaltungstag in die Kühlboxen.

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