Organiser un petit-déjeuner d’affaires sans rien oublier

Un petit-déjeuner d’affaires demande une préparation précise, même pour un format de deux heures. Commence par cadrer les invités, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis réserve la salle et le traiteur avant de préparer le programme. La veille, vérifie les produits frais, les boissons et les supports de présentation. Le matin même, prévois suffisamment de temps pour aérer la salle, installer le buffet et lancer le café avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le catering
Réserver la salle
Définir le programme
Rassembler les fichiers de présentation
Créer des badges nominatifs
Préparer les étiquettes de régime
Vérifier les courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les produits frais
Refroidir les boissons
Définir la disposition des tables
Ouvrir le lieu
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le linge de table
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Brancher la machine à café
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les fruits et les yaourts
Préparer les badges nominatifs
Tester la présentation
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Répondre aux questions diététiques
Annoncer le programme
Accompagner l’intervenant
Réapprovisionner la pause café
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Évacuer les restes alimentaires
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
Nettoyer l’espace
2 personnes
Évacuer les déchets
Emballer le matériel de présentation
Emballer les restes
Retourner les matériels de location

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portants à vêtements

Vaisselle

Assiettes à petit-déjeunerqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à théqté 20
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Corbeilles à painqté 4
Bateaux à beurreqté 2
Carafes d’eauqté 4
Distributeurs de jusqté 2

Cuisine

Couteau à painqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 2
Pinces de serviceqté 4

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Plaque de maintien au chaudqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Écran de présentation
Câble HDMI

Décoration

Chemins de tableqté 6
Porte-nomsqté 36
Badges nominatifsqté 36
Cartes de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Supports de sacs poubelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelle
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : indique l’heure d’accueil, l’heure de début et la fin prévue afin que les participants sachent combien de temps réserver.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et prépare les étiquettes de régime au plus tard la veille. Prévois un affichage séparé pour éviter les hésitations devant le buffet.
Confirme les inscriptions quelques jours avant l’événement et transmets le nombre définitif au traiteur. Une estimation trop ancienne peut entraîner un manque d’assiettes, de tasses ou de portions.
Installe le buffet avant de préparer les boissons : compte une table d’accueil, des tables de buffet et assez de place pour circuler. Branche la machine à café et la bouilloire après avoir vérifié les prises disponibles.
Garde au moins 60 minutes le matin pour ouvrir le lieu, aérer, placer les tables et les chaises, installer les badges et préparer le pain, les garnitures, le café et le thé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un petit-déjeuner d’affaires ?: Prévois au moins 2 à 3 semaines pour inviter les participants, traiter les inscriptions et réserver la salle et le traiteur. Ajoute une vérification complète la veille et environ 60 minutes d’installation le matin.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Confirme le nombre définitif quelques jours avant le petit-déjeuner, selon le délai demandé par le traiteur. Vérifie en même temps les régimes alimentaires et les quantités de vaisselle nécessaires.
Que préparer la veille d’un petit-déjeuner d’affaires ?: La veille, vérifie les courses, les produits frais, les boissons à refroidir, les fichiers de présentation et les badges nominatifs. Prépare aussi les étiquettes de régime pour ne pas les improviser pendant l’installation.
Combien de temps faut-il pour installer la salle le matin même ?: Réserve au minimum 60 minutes pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, mettre le linge de table, monter le buffet et préparer le café et le thé. Prévois davantage si la disposition des tables ou le matériel doit être déplacé.

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