Geschäftsfrühstück organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh genug und setze eine klare Rückmeldefrist, damit du Catering und Sitzordnung nicht mit Schätzungen planen musst. Erfasse neben der Zusage auch Ernährungswünsche und bestätige jede Anmeldung.
• Reserviere Raum und Catering erst, wenn die erwartete Gästezahl belastbar ist. Kläre dabei, wann du den Raum öffnen kannst und ob Tische, Stühle, Buffetische sowie ein Empfangstisch vorhanden sind.
• Sammle Präsentationsdateien spätestens am Vortag an einem Ort und teste die Technik vor dem Aufbau. So fehlt am Morgen nicht plötzlich eine Datei oder ein benötigter Anschluss.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Eintreffen der ersten Gäste: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Tischwäsche auflegen, Buffet aufbauen und Kaffeeausrüstung anschließen. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt sein.
• Beschrifte Namensschilder und Diätetiketten vor dem Veranstaltungstag. Kontrolliere Frischprodukte erst kurz vor dem Aufbau und stelle Brot, Belag, Kaffee und Tee erst danach bereit, damit nichts unnötig lange offensteht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geschäftsfrühstück organisieren?

Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Raum und Catering. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin an das Catering weitergeben.

Wann muss die Einladung zum Geschäftsfrühstück verschickt werden?

Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher und setze die Rückmeldefrist auf etwa 7 bis 10 Tage vor dem Frühstück. So bleiben noch einige Tage für Bestätigungen, Namensschilder und die Bestellung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Geschäftsfrühstücks?

Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Tische, Buffet, Kaffeeausrüstung und Präsentation ein. Bei vielen Gästen oder eigener Vorbereitung sind 2 Stunden realistischer, besonders wenn die Location erst gelüftet und geöffnet werden muss.

Wann sollte man Getränke für ein Geschäftsfrühstück kühlen?

Kühle Wasser und Säfte am Vorabend oder mindestens 4 Stunden vor Beginn. Kaffee und Tee bereitest du erst am Veranstaltungstag vor; Frischprodukte kommen möglichst kurz vor dem Buffetaufbau aus der Kühlung.

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