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Organiser une parade de chiens sans rien oublier

Une parade de chiens demande plus qu’un itinéraire et quelques décorations. Il faut gérer les inscriptions, les informations sur les animaux, le stationnement, les bénévoles et l’accueil le jour J. Cette checklist de 65 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu et la vérification du permis jusqu’aux badges, aux lots et aux boissons fraîches. Vous trouverez aussi le matériel à prévoir pour sécuriser et fluidifier la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Définir l’itinéraire du défilé

    3 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier le permis

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les informations sur les chiens

    2 personnes

  • Commander les prix et les rubans

  • Coordonner les places de parking

    2 personnes

  • Partager l’itinéraire avec les parties prenantes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer les livraisons

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Créer les catégories du concours

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Composer les goodiebags

    3 personnes

  • Emballer le matériel d’inscription

    2 personnes

  • Vérifier les prix et les rubans

  • Recharger les appareils

  • Vérifier les prévisions météo

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

Événement

  • Balisage du site

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer les points d'eau

    3 personnes

  • Installer des stations à déjections canines

    2 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    3 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Distribuer les sacs cadeaux

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Encadrer la parade

    8 personnes

  • Tenir le poste de route

    4 personnes

  • Proposer de l’eau le long du parcours

    3 personnes

  • Prendre des photos du défilé

    2 personnes

  • Encadrer le concours canin

    4 personnes

  • Rassembler les formulaires du jury

    2 personnes

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les sacs à déjections canines

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Faire les annonces

  • Faire ses adieux aux derniers participants

    3 personnes

Suivi

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 60
  • Table d'inscriptionqté 2
  • Tabourets de barqté 6
  • Cage pour chienqté 2
  • Couverturesqté 12
  • Parasolsqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 160
  • Couvertsqté 160
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8
  • Gamelles d'eau pour chiensqté 20

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Arches de ballonsqté 2
  • Nappesqté 10
  • Numéros de départqté 150
  • Badges nominatifsqté 180
  • Coupesqté 12
  • Rubans de médailleqté 12
  • Lanières pour chiensqté 150
  • Sacs cadeauxqté 150

Équipement

  • Enceinte portableqté 2
  • Micro sans filqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Batteries externesqté 6
  • Pieds de haut-parleursqté 2

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 6
  • Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

  • Cônesqté 30
  • Ruban de balisageqté 6
  • Barrières de fouleqté 12
  • Flèches de directionqté 30
  • Panneaux de scoreqté 4
  • Chronomètresqté 4
  • Obstacles pour chiensqté 4
  • Poteaux à rubansqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Louchesqté 8
  • Pinces de serviceqté 8
  • Grilles de refroidissementqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Stations pour déjections caninesqté 12
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Distributeurs de désinfectantqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir le nom du participant, les informations sur son chien et ses besoins alimentaires. Imprimez ensuite la liste finale des participants avant l’installation.
  • Définissez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations, puis partagez-le avec les parties prenantes. Prévoyez des cartes imprimées pour l’accueil et les bénévoles, même si le parcours est déjà envoyé en ligne.
  • Répartissez les bénévoles par fonction : inscription, départ, parcours, stationnement et concours. Confirmez leur présence au plus tard la veille afin de ne pas découvrir un poste vide le matin de la parade.
  • Préparez un point d’accueil identifiable avec une table d’inscription, des badges nominatifs, les numéros de départ et les sacs cadeaux. Gardez les laisses, les gamelles d’eau et une cage pour chien accessibles plutôt que rangées dans une tente fermée.
  • Consultez les prévisions météo avant de confirmer l’installation. Les tentes, parasols, couvertures, glacières et thermos ne se préparent pas de la même façon selon la chaleur, la pluie ou le froid.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une parade de chiens ?
Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, de vérifier le permis, d’ouvrir les inscriptions, de recruter les bénévoles et de commander les coupes et rubans.
Que faut-il demander lors de l’inscription à une parade de chiens ?
Demandez les coordonnées du participant, le nom et les informations utiles sur le chien, ainsi que les besoins alimentaires. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour imprimer la liste, préparer les badges et répartir correctement les participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une parade de chiens ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour le départ, 2 pour guider le parcours et 1 pour le stationnement, puis ajoutez une personne pour le concours si nécessaire. Pour une petite parade, cela représente environ 5 à 6 bénévoles actifs.
Quand préparer le matériel le jour de la parade ?
Emballez le matériel d’inscription, les goodiebags, les badges et les documents la veille. Le jour même, installez les tables, tentes, chaises, gamelles d’eau et signalétique au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants.

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