Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les participants, prévoir les besoins alimentaires, puis organiser les boissons et le service. Cette checklist couvre les 37 tâches et les 29 fournitures du plan, de l’envoi des invitations à l’accueil. Les dernières heures servent à vérifier les livraisons, refroidir les produits frais et installer la salle. Tu sauras aussi quand tester les machines à café, préparer les sandwichs et mettre les boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Vérifier les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Mettre de côté les produits diététiques
Réfrigérer les denrées fraîches
Tester les machines à café
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Disposer les nappes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Aménager le coin thé
Découper le gâteau
2 personnes
Préparer les sandwichs
2 personnes
Laver et couper les fruits
Mettre les boissons au frais
Préparer le café
2 personnes
Chauffer l’eau du thé
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les sandwiches et les pâtisseries
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les viennoiseries et les sandwichs
Rassembler la vaisselle utilisée

Suivi

Fermer l’espace café
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Rassembler les déchets
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vérifier le matériel
Retourner les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 35
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Sous-tassesqté 40
Assiettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Pinces de serviceqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Pichets de serviceqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacière

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Plateauxqté 5
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 4

Décoration

Nappesqté 5
Compositions floralesqté 5
Pancartes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Balai et pelle
Serpillière et seau
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la matinée café. Garde une liste actualisée des participants pour isoler les produits diététiques et ajuster les quantités.
Vérifie les livraisons et fais les courses 1 à 2 jours avant. Réfrigère les denrées fraîches dès leur arrivée et réserve un espace distinct pour les produits diététiques.
Teste chaque machine à café et chaque bouilloire la veille, puis prévois un thermos de secours. Une panne découverte au moment du service laisse rarement le temps de trouver une solution.
Commence l’installation de la salle environ 2 heures avant l’arrivée des invités. Place les tables, les chaises, les nappes et le vestiaire avant d’aménager séparément les coins café et thé.
Prépare les sandwichs et les fruits le plus près possible du début, puis garde les boissons au frais. Découpe le gâteau juste avant le service pour éviter qu’il ne sèche et regroupe la vaisselle sur des plateaux faciles à déplacer.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une matinée café ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue afin de laisser 7 jours pour les inscriptions et les besoins alimentaires. Fais une relance 7 à 10 jours avant si plusieurs réponses manquent.
Combien de temps faut-il pour installer une matinée café ?: Prévois environ 2 heures pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, poser les nappes, préparer la vaisselle et aménager les espaces café et thé. Ajoute 30 minutes pour les derniers contrôles et l’accueil.
Quand préparer le café et le thé ?: Teste les machines et les bouilloires la veille, mais prépare le café et chauffe l’eau du thé juste avant l’arrivée des invités. Commence généralement 10 à 15 minutes avant le début pour servir les premières tasses sans attente.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une matinée café ?: Compte environ 2 à 3 boissons chaudes par personne pour une matinée de 2 à 3 heures, en alternant café et thé. Prévois aussi au moins 2 verres d’eau par personne et garde une réserve au frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.