Kaffeemorgen organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur Kaffee und Gebäck. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Lieferungen rechtzeitig klären, bevor du einkaufst und den Raum vorbereitest. Am Veranstaltungstag zählen vor allem getestete Kaffeemaschinen, getrennte Diätprodukte und ein klar eingerichteter Kaffee- und Teebereich. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste erstellen
Lieferungen überprüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Diätprodukte separat beiseitestellen
Kühlwaren kühlen
Kaffeemaschinen testen
Raum lüften
Tische aufstellen
2 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tischdecken auslegen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Teebereich einrichten
Gebäck anschneiden
2 Personen
Brötchen vorbereiten
2 Personen
Obst waschen und schneiden
Getränke kalt stellen
Kaffee zubereiten
2 Personen
Teewasser erhitzen
Empfangstisch bereitstellen

Event

Gäste begrüßen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Brötchen und Gebäck servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Gebäck und Brötchen auffüllen
Benutztes Geschirr sammeln

Nachbereitung

Kaffeebereich schließen
Essen sicher verstauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
Abfall sammeln
Raum reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 5
StühleAnz. 35
Garderobenständer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
UntertassenAnz. 40
TellerAnz. 40
TeelöffelAnz. 40
WassergläserAnz. 40
ServierzangenAnz. 4
TortenheberAnz. 2
AusgießkannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
Kühlbox

Küche

ServierschalenAnz. 6
TablettsAnz. 5
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 5
BlumenarrangementsAnz. 5
TischschilderAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
Besen und Kehrblech
Wischmopp und Eimer
PutzlappenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug und führe danach eine Teilnehmerliste. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit passende Produkte nicht beim letzten Einkauf fehlen.
Prüfe Lieferungen vor dem Einräumen auf Vollständigkeit. Kühlwaren kommen sofort in die Kühlung; Diätprodukte stellst du separat beiseite, damit sie beim Aufbau nicht verwechselt werden.
Teste jede Kaffeemaschine mindestens am Vortag mit Wasser und einer kurzen Probelaufzeit. Stelle zusätzlich Thermoskannen bereit, damit nicht jede Tasse direkt an der Maschine ausgeschenkt werden muss.
Plane den Aufbau rückwärts: Tische, Stühle und Tischdecken zuerst, Geschirr danach, Kaffee- und Teebereich zuletzt. So bleibt der Raum übersichtlich und die Getränke können kurz vor Beginn heiß beziehungsweise kalt bereitstehen.
Bereite Empfangstisch und Garderobenbereich vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Stelle außerdem Abfallbehälter sichtbar auf und halte Besen, Kehrblech sowie Putzmaterial für verschütteten Kaffee griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kaffeemorgen einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche für den Einkauf einplanen kannst.
Wann sollte man die Kaffeemaschinen für einen Kaffeemorgen testen?: Teste alle Kaffeemaschinen am Vortag, nicht erst am Morgen selbst. Prüfe dabei mindestens einen vollständigen Brühvorgang und stelle anschließend Thermoskannen für die Ausgabe bereit.
Wie viel Kaffee braucht man für einen Kaffeemorgen?: Rechne für die ersten 2 Stunden mit etwa 2 bis 3 Tassen pro Person. Bei 20 Gästen entspricht das ungefähr 40 bis 60 Tassen; plane zusätzlich Wasser für Tee und zum Nachfüllen ein.
Was muss am Tag des Kaffeemorgens zuerst erledigt werden?: Beginne etwa 2 Stunden vorher mit Lüften und dem Aufstellen von Tischen und Stühlen. Danach folgen Tischdecken, Geschirr sowie die Kaffee- und Teebereiche; Getränke und Gebäck kommen möglichst kurz vor dem Empfang dazu.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.