Checklist pour organiser une matinée café

Une matinée café demande surtout une bonne préparation en amont et une installation fluide le jour même. Commence par réserver le lieu, envoyer les invitations et recueillir les informations alimentaires, puis verrouille les achats et le matériel. Le matin de l’événement, prévois le temps d’aérer la salle, d’installer les tables et de préparer les boissons avant l’arrivée des invités. Cette checklist te permet de suivre les 36 tâches dans le bon ordre, sans oublier les détails souvent réglés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher du pain frais
Moudre les grains de café
Mettre les produits réfrigérés au frais
Récupérer la clé du lieu
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Déployer les nappes
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Brancher les machines à café
2 personnes
Aménager le coin thé
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les fruits et les pâtisseries
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Installer le panneau de bienvenue

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler la vaisselle utilisée
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les machines à café
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rassembler les déchets
Vérifier le matériel
Fermer le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 35
Nappesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 35
Verres à théqté 35
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Rallonges électriquesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Ciseauxqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 3
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 3
Balayette et pelle
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions plusieurs jours avant la matinée et note les besoins alimentaires dans une liste unique. Imprime ensuite la liste des visiteurs avant de partir faire les courses.
Récupère la clé du lieu assez tôt pour garder une marge en cas de problème d’accès. Prévois environ 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour aérer la salle, installer les tables et déployer les nappes.
Ne branche pas les machines à café au dernier moment : vérifie les prises, les rallonges électriques et l’emplacement des thermos pendant l’installation. Une machine ou une bouilloire mal placée peut bloquer le passage autour du buffet.
Prépare séparément le coin thé, le pain et les garnitures, puis les fruits et les pâtisseries. Garde les produits réfrigérés au frais jusqu’à leur mise en place et va chercher le pain frais le plus tard possible.
Installe la table d’accueil avec le panneau de bienvenue et les badges nominatifs avant l’ouverture. Pendant la matinée, désigne une personne pour réapprovisionner le buffet afin d’éviter les plateaux vides après les premières arrivées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une matinée café ?: Prévois 60 à 90 minutes sur place le jour même pour l’aération, le mobilier, la vaisselle, les machines à café et le buffet. Les invitations, les inscriptions et les achats doivent être finalisés plusieurs jours avant.
Quand faut-il acheter le pain pour une matinée café ?: Achète les produits non périssables à l’avance, puis va chercher le pain frais le jour de l’événement, idéalement 30 à 60 minutes avant le début. Cela évite qu’il sèche tout en laissant le temps de préparer les garnitures.
Que faut-il prévoir pour le coin café et thé ?: Prévois les machines à café, les bouilloires, les thermos, les tasses à café, les verres à thé et les cuillères à café. Vérifie au moins 30 minutes avant l’accueil que les prises, les rallonges et les points de service sont accessibles.
Quand installer le buffet d’une matinée café ?: Mets en place la vaisselle, le pain, les garnitures, les fruits et les pâtisseries dans les 30 dernières minutes avant l’arrivée. Conserve les produits réfrigérés au frais jusque-là et garde une personne disponible pour réapprovisionner le buffet pendant l’événement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.