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Kaffeemorgen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber einige Vorbereitungen zur richtigen Zeit. Plane zuerst Raum, Einladungen und Anmeldungen, prüfe danach Ernährungswünsche und Einkaufsliste. Am Veranstaltungstag kommen frisches Brot, gekühlte Produkte, Kaffee, Tee und der Aufbau zusammen. Diese Checkliste deckt 36 Aufgaben und 25 benötigte Dinge ab, damit Empfang, Frühstücksbuffet und Aufräumen nicht dem Zufall überlassen werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frisches Brot abholen

  • Kaffeebohnen mahlen

  • Kühlprodukte kalt stellen

  • Location-Schlüssel abholen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen anschließen

    2 Personen

  • Teebereich einrichten

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Obst und Gebäck bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Willkommensschild aufstellen

Event

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Frühstücksbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen reinigen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Materialien prüfen

  • Veranstaltungsort abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 5
  • StühleAnz. 35
  • TischdeckenAnz. 5

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 35
  • TeegläserAnz. 35
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • TeelöffelAnz. 40
  • ServierplattenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 4
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 3
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Handfeger und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole den Schlüssel zur Location mindestens 60 Minuten vor Beginn ab. Lüfte den Raum zuerst und stelle danach Tische, Stühle und Tischdecken auf, damit der Aufbau ohne Umräumen gelingt.
  • Plane pro angemeldeter Person mindestens eine Tasse, einen Teller und ein Besteckset ein. Ergänze einige zusätzliche Gedecke, falls kurzfristig Gäste dazukommen oder etwas herunterfällt.
  • Mahle die Kaffeebohnen erst am Veranstaltungstag, idealerweise 30 bis 45 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste. Schließe Kaffeemaschinen und Wasserkocher frühzeitig an und prüfe, ob Verlängerungskabel nötig sind.
  • Stelle Kühlprodukte bis zum Servieren kalt und hole frisches Brot möglichst am selben Morgen ab. Brot, Belag, Obst und Gebäck sollten spätestens 15 Minuten vor Beginn vollständig auf den Servierplatten stehen.
  • Lege Besucherliste, Namensschilder und Willkommensschild am Empfang bereit. Teile außerdem eine Person für das Nachfüllen ein, damit Kaffee, Tee und Frühstücksbuffet während der ersten Stunde nicht leer wirken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kaffeemorgen organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit der Reservierung der Location und dem Versand der Einladungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einkaufsliste geprüft sein.
Wie viel Kaffee braucht man für einen Kaffeemorgen?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Tassen pro Person, abhängig von Dauer und Zielgruppe. Halte zusätzlich Tee, heißes Wasser und Thermoskannen bereit, damit nicht alle gleichzeitig auf eine Kaffeemaschine warten.
Wann soll man Brot und gekühlte Lebensmittel einkaufen?
Frisches Brot holst du am besten am Veranstaltungstag ab, idealerweise 1 bis 2 Stunden vor Beginn. Kühlprodukte sollten bis kurz vor dem Aufbau in Kühlboxen oder einem Kühlschrank bleiben.
Was muss man am Tag des Kaffeemorgens zuerst erledigen?
Hole zuerst den Schlüssel ab, lüfte den Raum und richte Tische sowie Stühle ein. Danach folgen Tischdecken, Geschirr, Kaffeemaschinen, Teebereich und Buffet; plane dafür mindestens 60 Minuten vor dem Empfang ein.

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