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Checklist pour organiser un match de relégation

Un match de relégation demande une coordination précise entre le terrain, les équipes, l’arbitrage et l’accueil du public. Commence par réserver le lieu, vérifier l’autorisation de course et confirmer l’arbitre, puis avance vers les inscriptions, les bénévoles et la restauration. Les dernières heures servent surtout à contrôler le terrain, les vestiaires, la signalétique et le matériel sportif. Cette checklist de 59 tâches t’aide à suivre le bon ordre sans oublier les détails qui bloquent souvent le coup d’envoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu et le terrain

  • Vérifier l’autorisation de course

  • Confirmer l’arbitre

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles par poste

    2 personnes

  • Établir le plan de stationnement et de vélo

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Établir le programme de la compétition

  • Passer la commande traiteur

  • Vérifier les prévisions météo

  • Inspecter le terrain et les vestiaires

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Imprimer les informations de la compétition

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler le matériel sportif

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    3 personnes

  • Préparer la restauration longue conservation

    2 personnes

  • Préparer les vestiaires

    2 personnes

  • Vérifier les lignes de terrain

    2 personnes

  • Installer les buts et les filets

    4 personnes

  • Installer des fanions de coin

    2 personnes

  • Installer les tribunes et les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables de traiteur

    3 personnes

  • Mettre en place l’accueil et le point billetterie

    3 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    3 personnes

  • Préparer les sandwichs et les snacks

    4 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

Événement

  • Accueillir l’arbitre

  • Accompagner les équipes vers les vestiaires

    2 personnes

  • Tenir l'entrée

    4 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Encadrer le parking

    2 personnes

  • Expliquer le programme et le parcours

    2 personnes

  • Vérifier le matériel d’avant-compétition

    2 personnes

  • Servir les boissons et les en-cas

    5 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes et les déchets

    2 personnes

  • Soutenir le déroulement du match

    2 personnes

  • Garder la trousse de premiers secours disponible

    2 personnes

  • Compléter la restauration du temps de pause

    3 personnes

  • Gérer les résultats et les annonces

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    3 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Clôturer le catering

    3 personnes

Suivi

  • Vérifier le terrain et les vestiaires

    3 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Ranger le matériel sportif

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Laver la vaisselle réutilisable

    3 personnes

  • Vérifier les dégâts et les objets oubliés

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Buts de footballqté 2
  • Filets de butqté 2
  • Pavillons d’angleqté 4
  • Ballons de matchqté 5
  • Pompe à ballons
  • Siffletsqté 2
  • Chronomètresqté 2
  • Chasubles d’entraînementqté 20
  • Tableau des scores
  • Pions de rechangeqté 20
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Compresses froidesqté 12

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 80
  • Bancs de vestiaireqté 4
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Poubellesqté 8

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Micro sans fil
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Scanners de billetsqté 2
  • Caisses à monnaieqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 300
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Louchesqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4

Décoration

  • Drapeaux du clubqté 20
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Affiches du matchqté 10

Éclairage

  • Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

  • Balaisqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le terrain et confirme l’arbitre plusieurs semaines avant le match. Garde une confirmation écrite de l’autorisation de course et vérifie les horaires d’accès aux vestiaires.
  • Traite les inscriptions avant de commander le traiteur. Utilise le nombre confirmé de participants pour calculer les repas, recueillir les besoins alimentaires et prévoir quelques portions supplémentaires.
  • Répartis les bénévoles par poste au plus tard 7 jours avant la rencontre. Prévois notamment l’accueil, le stationnement, la buvette, les vestiaires et l’installation du terrain.
  • Fais l’inspection du terrain et des vestiaires la veille, puis contrôle le jour même les lignes, les buts, les filets, les fanions de coin et les ballons de match. Garde une pompe, des pions de rechange et une trousse de premiers secours à portée de main.
  • Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et teste les enceintes, le micro sans fil, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Vérifie aussi les tables, les chaises, les poubelles et la signalétique du stationnement.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver le terrain pour un match de relégation ?
Réserve le terrain dès que la date et l’horaire de la rencontre sont connus, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Vérifie en même temps les horaires d’accès, les vestiaires disponibles et l’autorisation de course.
Combien de temps avant faut-il confirmer l’arbitre ?
Confirme l’arbitre au moins 2 à 3 semaines avant le match et reconfirme sa présence 48 heures avant. Indique clairement l’heure d’arrivée, le terrain concerné et la personne à contacter sur place.
Quand commander la restauration pour un match de relégation ?
Passe la commande traiteur après le traitement des inscriptions et au moins 5 à 7 jours avant la rencontre. Ajuste les quantités selon le nombre confirmé de joueurs, bénévoles et invités, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis.
Quand installer le terrain et les équipements ?
Prépare les buts, les filets, les fanions, le tableau des scores et les tribunes la veille si le lieu est accessible. Le jour du match, fais un contrôle final 2 heures avant le coup d’envoi pour corriger un problème de lignes, de matériel ou de sécurité.

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