Checklist para organizar un partido de descenso

Un partido de descenso necesita más que reservar un campo y reunir a los equipos. Antes del día de la competición tendrás que confirmar permisos, árbitro, inscripciones, voluntarios, aparcamiento y catering. En las últimas horas se acumulan los detalles que suelen fallar: líneas del campo, redes, vestuarios, bebidas frías y señalización. Usa esta checklist para ordenar el trabajo y llegar al inicio con el terreno, el material y la información preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto y el campo
Comprobar el permiso de competición
Confirmar al árbitro
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Elaborar el plan de aparcamiento y bicicletas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Elaborar el programa de la competición
Realizar el pedido de catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el campo y los vestuarios
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Imprimir la información de la competición
Hacer la compra
3 personas
Reunir material deportivo
2 personas
Dejar las bebidas frías listas
3 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Comprobar las líneas del campo
2 personas
Colocar las porterías y las redes
4 personas
Colocar las banderas de esquina
2 personas
Montar gradas y sillas
4 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Montar la entrada y el punto de control de entradas
3 personas
Colocar señales de ruta y seguridad
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar bocadillos y snacks
4 personas
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

Recibir al árbitro
Acompañar a los equipos a los vestuarios
2 personas
Atender la entrada
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Acompañar al parking
2 personas
Explicar el programa y la ruta
2 personas
Comprobar el material de precompetición
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Revisar baños y basura
2 personas
Apoyar el desarrollo de la competición
2 personas
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
Reponer el catering durante el descanso
3 personas
Encargarse del resultado y del anuncio
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Revisar el campo y los vestuarios
3 personas
Recoger y retirar la basura
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Lavar la vajilla reutilizable
3 personas
Comprobar daños y objetos abandonados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar el resultado a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Porterías de fútbolcant. 2
Redes de porteríacant. 2
Banderas de esquinacant. 4
Balones de competicióncant. 5
Bomba de balón
Silbatoscant. 2
Cronómetroscant. 2
Chalecos de entrenamientocant. 20
Marcador
Piezas de repuestocant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Bancos del vestuariocant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Escáneres de entradascant. 2
Cajas de caudalescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Banderas del clubcant. 20
Señalizadorescant. 12
Pósters del concursocant. 10

Iluminación

Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para poder calcular las cantidades del catering y hacer el pedido sin improvisar.
Confirma el permiso de competición y al árbitro antes de enviar el programa definitivo; incluye horarios, vestuarios, aparcamiento y puntos de acceso en la información impresa.
Haz una inspección del campo y los vestuarios el día anterior: comprueba las líneas, coloca o revisa porterías, redes y banderas de esquina, y deja preparado el material de repuesto.
Asigna voluntarios a puestos concretos, como entradas, catering, aparcamiento y apoyo al campo. Entrega las indicaciones por escrito para que nadie tenga que buscar instrucciones durante el primer partido.
Prepara las bebidas frías, el catering no perecedero y los vestuarios antes de que lleguen los equipos. Reserva la última revisión para el marcador, cronómetros, silbatos, botiquines y compresas frías.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de descenso?: Empieza a reservar el recinto y el campo al menos 6 semanas antes. Deja cerrados el permiso de competición, el árbitro y las inscripciones como mínimo 2 semanas antes del partido.
¿Cuándo hay que confirmar el catering para un partido de descenso?: Calcula las cantidades cuando cierres las inscripciones y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Guarda las preferencias dietéticas junto con el listado de participantes para evitar errores el día de la competición.
¿Qué hay que revisar en el campo el día anterior?: Comprueba las líneas, las porterías, las redes, las banderas de esquina y el marcador. También conviene revisar balones, bomba, silbatos, cronómetros y material de primeros auxilios al menos 24 horas antes.
¿Cuándo se preparan los vestuarios y las bebidas?: Prepara bancos, percheros y papeleras durante el montaje del recinto, preferiblemente 2 o 3 horas antes del inicio. Deja las bebidas frías listas y coloca las mesas del catering antes de que lleguen los primeros equipos.

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