Checklist pour organiser un mariage virtuel

Un mariage virtuel demande autant de préparation qu’une cérémonie sur place, avec quelques contraintes en plus. Il faut coordonner les invités, la plateforme vidéo, le déroulé de la cérémonie, les intervenants et le repas à distance. Cette checklist vous guide de la première décision jusqu’au test technique final. Prévoyez aussi une solution de secours pour le son, l’image et les fichiers musicaux : ce sont les éléments qui posent le plus souvent problème au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Confirmer la date et l'heure
2 personnes
Choisir la plateforme vidéo
2 personnes
Réserver le lien vidéo
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Choisir la musique pour la cérémonie
2 personnes
Choisir la musique pour la fête
2 personnes
Rédiger le script de la cérémonie
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les discours
Créer des arrière-plans virtuels
Créer le programme numérique
Créer des instructions de parcours numériques
Envoyer un rappel aux invités
Créer la liste de contacts techniques
Planifier une répétition en ligne
Répétition en ligne
6 personnes
Tester les réglages audio
2 personnes
Tester les images de la caméra
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Préparer les fichiers musicaux numériques
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les gâteaux et les desserts
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’espace de cérémonie
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
Déballer le traiteur
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Placer la caméra au centre
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Ouvrir la salle de diffusion
2 personnes
Préparer la liste des invités
Donner le briefing technique
4 personnes
Préparer les mariés
2 personnes

Événement

Lancer le livestream
2 personnes
Accueil numérique des invités
2 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Diffuser la musique pendant la cérémonie
Autoriser les intervenants en ligne
Prendre une photo de groupe virtuelle
2 personnes
Servir le champagne
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les discours
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Diffuser la musique de fête
Raccompagner les invités
2 personnes
Clôturer le livestream
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker les enregistrements en sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 3
Trépiedqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Casques audioqté 4
Câbles HDMIqté 4
Câbles USBqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3
Piles de rechangeqté 12
Souris sans filqté 3
Clés USBqté 3
Supports pour ordinateur portableqté 3

Mobilier

Tables à mangerqté 3
Chaisesqté 8
Tables de buffetqté 2
Tables d'appointqté 3
Nappeqté 5
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Verres à champagneqté 50
Tasses à caféqté 30
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Cuillères à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 6
Petits vasesqté 12
Chemins de tableqté 5
Ballonsqté 80
Arche de ballons
Guirlandesqté 6
Confettisqté 4
Coussin d’alliances
Cadres photoqté 8
Badges nominatifsqté 50
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 4
Bougies LEDqté 24
Anneaux lumineuxqté 2

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et l’heure avant de créer les invitations, puis envoyez le lien vidéo séparément dès qu’il est réservé. Gardez une liste unique avec les coordonnées des invités et leurs besoins alimentaires.
Demandez les contraintes alimentaires au moment des inscriptions, pas la veille. Le nombre de repas à commander dépend des réponses confirmées et doit être transmis au traiteur avant sa date limite.
Préparez le script de la cérémonie, les discours et les musiques dans un dossier partagé, avec une copie sur clé USB. Nommez chaque fichier selon son ordre d’utilisation pour éviter une recherche pendant la cérémonie.
Organisez une répétition en ligne avec les intervenants et testez le son, l’image et le partage de présentation dans les mêmes conditions que le jour du mariage. Vérifiez chaque ordinateur, webcam, microphone, câble et rallonge.
Envoyez un rappel aux invités quelques jours avant, avec l’heure, le lien, les consignes de connexion et le déroulé numérique. Ajoutez un contact technique clairement identifié pour les personnes qui n’arrivent pas à rejoindre la cérémonie.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un mariage virtuel ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer les invités, choisir la plateforme, commander le repas, préparer la cérémonie et planifier une répétition.
Quand envoyer les invitations pour un mariage virtuel ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le mariage, dès que la date et l’heure sont confirmées. Envoyez ensuite le lien vidéo et les instructions définitives au plus tard 3 à 5 jours avant la cérémonie.
Quand faire la répétition d’un mariage en ligne ?: Faites une répétition complète 7 à 10 jours avant l’événement, puis un dernier contrôle technique le jour même. Prévoyez au moins 60 minutes avec les intervenants pour tester le son, les caméras, la présentation et la musique.
Quel matériel prévoir pour une cérémonie de mariage virtuelle ?: Prévoyez au minimum un ordinateur par poste vidéo, une webcam, un microphone, un casque, un trépied si nécessaire, ainsi que des câbles USB et HDMI. Ajoutez des rallonges, multiprises, batteries externes et piles de rechange pour éviter une interruption.

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