La checklist pour organiser un mariage d’hiver

Un mariage d’hiver demande une organisation précise, surtout pour les déplacements, les livraisons et le confort des invités. Cette checklist de 89 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’au refroidissement des boissons. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés : places assises, contacts d’urgence, programmes de cérémonie et matériel de service. À l’approche du jour J, les confirmations et la météo doivent être vérifiées une dernière fois.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer l'officiant de mariage
Confirmer le photographe
Confirmer le prestataire musique
Réserver le catering
Organiser le transport des invités
Finaliser le menu
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Partager les places assises avec le lieu
Imprimer le déroulé
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer le retrait du gâteau de mariage
Commander des fleurs
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Établir le programme de la cérémonie
Préparer la table des cadeaux
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les clés du lieu
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Vérifier le chauffage
2 personnes
Répandre sur le sentier extérieur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les chaises de cérémonie
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Mettre la vaisselle en place
3 personnes
Disposer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer le déroulé
Recevoir les livraisons
2 personnes

Événement

Accueillir la cérémonie
3 personnes
Accompagner les invités à la cérémonie
3 personnes
Animer la cérémonie
2 personnes
Servir le prosecco
3 personnes
Servir les amuse-bouches de bienvenue
3 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser les assiettes
3 personnes
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer la première danse
Fournir la musique
2 personnes
Servir les en-cas tardifs
3 personnes
Réapprovisionner le bar
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Mettre les cadeaux en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Balayer le sol
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Faire le tour du lieu
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 6
Longues tables de buffetqté 3
Chaisesqté 70
Chaises de cérémonieqté 70
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Table des cadeaux
Table des mariés

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 70
Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Verres à champagneqté 70
Cuillères à caféqté 70
Couverts de dînerqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour les amuse-bouchesqté 8
Carafesqté 12
Couteau à gâteau
Fourchettes à gâteauqté 70

Décoration

Nappesqté 9
Serviettesqté 100
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 12
Programmes de cérémonieqté 70
Décoration de tableqté 6
Décorations de Noël vertesqté 8
Neige artificielleqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Bougiesqté 48
Bougeoirsqté 24
Panneau d’accueil
Mur photo
Coussin d’alliances
Boîte cadeau
Numéros de vestiaireqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable de musique
Chargeur d’ordinateur portableqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Poteaux de délimitationqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuissonqté 4
Plats à gratinqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Nettoyant multi-usagesqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 6
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser le menu. Gardez une date limite claire, idéalement 4 à 6 semaines avant le mariage.
Confirmez les prestataires et les livraisons au moins 7 jours avant la cérémonie. Vérifiez séparément le traiteur, l’officiant, le photographe, la musique et le retrait du gâteau.
Prévoyez le transport des invités en tenant compte de la nuit et des conditions hivernales. Demandez les contacts d’urgence et partagez les informations pratiques avant le jour J.
Finalisez le plan de table puis transmettez les places au lieu avant l’impression des menus, des badges nominatifs et du déroulé. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et récupérez les clés du lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, les décorations et les boissons à refroidir.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage d’hiver ?: Envoyez-les environ 4 à 6 mois avant le mariage, surtout si des invités doivent organiser un transport ou un hébergement. Fixez la date limite de réponse au moins 4 semaines avant l’événement pour finaliser le menu et le plan de table.
Combien de temps avant confirmer les prestataires d’un mariage ?: Confirmez le traiteur, l’officiant, le photographe et le prestataire musical au moins 7 jours avant le mariage. Recontactez-les encore 48 heures avant pour vérifier les horaires, les accès et les livraisons.
Quand vérifier la météo pour un mariage d’hiver ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant la cérémonie. Utilisez ces informations pour confirmer le transport, les horaires d’arrivée et les solutions prévues en cas de froid ou de neige.
Que faut-il préparer la veille d’un mariage d’hiver ?: La veille, vérifiez les courses, les livraisons, le retrait du gâteau et les clés du lieu. Refroidissez les boissons, préparez les programmes et les badges, puis gardez une copie imprimée du déroulé pour l’équipe.

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