Winterhochzeit organisieren: die Checkliste für eure Planung

Eine Winterhochzeit braucht mehr als schöne Dekoration mit Weihnachtsgrün und Kunstschnee. Früh müssen Standesbeamter, Fotograf, Musik und Catering feststehen; später folgen Menü, Sitzordnung, Lieferungen und die Ausstattung vor Ort. Plane außerdem Transport und Garderobe für kalte Tage ein. Diese Checkliste führt dich durch die 89 Aufgaben und hilft dir, offene Punkte rechtzeitig zu erkennen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Standesbeamten bestätigen
Fotograf bestätigen
Musiklieferanten bestätigen
Catering reservieren
Transport für Gäste organisieren
Menü finalisieren
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Sitzplätze mit dem Veranstaltungsort teilen
Drehbuch ausdrucken
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Abholung der Hochzeitstorte bestätigen
Blumen bestellen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Menükarten erstellen
2 Personen
Zeremonieprogramm erstellen
Geschenketisch vorbereiten
Notfallkontakte sammeln
Wettervorhersage prüfen
Standortschlüssel abholen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Desserts portionieren
2 Personen
Geschirr prüfen
2 Personen
Heizung prüfen
2 Personen
Außenweg streuen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume lüften
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Zeremoniestühle aufstellen
3 Personen
Tische eindecken
3 Personen
Geschirr aufstellen
3 Personen
Besteck auslegen
2 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschenketisch einrichten
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Ablaufplan verteilen
Lieferungen annehmen
2 Personen

Event

Zeremonie empfangen
3 Personen
Gäste zur Zeremonie begleiten
3 Personen
Zeremonie begleiten
2 Personen
Prosecco servieren
3 Personen
Begrüßungssnacks servieren
3 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teller abräumen
3 Personen
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Ersten Tanz ankündigen
Musik organisieren
2 Personen
Späte Snacks servieren
3 Personen
Getränkestation auffüllen
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geschenke sicher aufbewahren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische abbauen
4 Personen
Stühle stapeln
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Boden fegen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location abgehen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 6
Lange BuffettischeAnz. 3
StühleAnz. 70
Stühle für die ZeremonieAnz. 70
StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
Geschenketisch
Hochzeitstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
WeingläserAnz. 80
WassergläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
Besteck für das AbendessenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SnacksAnz. 8
KaraffenAnz. 12
Tortenmesser
TortengabelnAnz. 70

Dekoration

TischdeckenAnz. 9
ServiettenAnz. 100
NamensschilderAnz. 70
SpeisekartenAnz. 12
ZeremonieprogrammeAnz. 70
TischdekorationAnz. 6
WeihnachtsgrünAnz. 8
KunstschneeAnz. 4
Leuchtende GirlandenAnz. 8
KerzenAnz. 48
KerzenhalterAnz. 24
Willkommensschild
Fotowand
Ringkissen
Geschenkbox
GarderobennummernAnz. 80

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musiklaptop
Laptop-LadegerätAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
BackblecheAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierplattenAnz. 10
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AllzweckreinigerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die wichtigsten Dienstleister nicht erst kurz vor der Hochzeit: Standesbeamter, Fotograf, Musiklieferanten und Catering sollten früh verbindlich zugesagt sein. Halte die Bestätigungen an einem Ort fest, damit am Hochzeitstag niemand nachfragen muss.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und übermittle die endgültige Gästezahl rechtzeitig an das Catering. Prüfe danach, ob Menü- und Tischkarten dieselben Angaben enthalten.
Plane für winterliches Wetter einen konkreten Transport für die Gäste und prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vor der Feier. Kläre außerdem, wann du den Standortschlüssel abholst und wer vor Ort Lieferungen entgegennimmt.
Kontrolliere die Ausstattung nicht nur nach Stückzahl, sondern nach Ablauf: Für Zeremonie und Essen brauchst du getrennte Stühle, dazu runde Tische, Buffettische, Gläser, Geschirr und Servierbesteck. Zähle bei jedem Teil mindestens einmal gegen die bestätigte Gästezahl.
Erledige die letzten Einkäufe und kühle die Getränke erst nach der Liefer- und Abholkontrolle. Bestätige die Abholung der Hochzeitstorte am Vortag und lege Notfallkontakte, Drehbuch, Programme und Namensschilder griffbereit bereit.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen für eine Winterhochzeit verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Monate vor der Hochzeit. Setze eine Rückmeldefrist etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, damit Catering, Sitzordnung und Transport geplant werden können.
Wie weit im Voraus sollte man das Catering für eine Winterhochzeit buchen?: Reserviere das Catering möglichst 6 bis 12 Monate vorher, besonders bei einem beliebten Hochzeitstermin. Das endgültige Menü und die Ernährungswünsche sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Feier feststehen.
Was muss man bei einer Winterhochzeit für die Gäste organisieren?: Plane Transport, Garderobenständer und einen geschützten Ankunftsbereich ein. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige die Fahrzeiten spätestens eine Woche vor der Hochzeit.
Wann sollte man die Sitzordnung und Tischkarten fertigstellen?: Erstelle die Sitzordnung, sobald die Rückmeldefrist abgelaufen ist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Hochzeit. Teile sie dem Veranstaltungsort spätestens 7 Tage vorher mit und fertige die Namensschilder danach an.

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