Checklist pour organiser un mariage à destination

Un mariage à destination demande de coordonner la cérémonie, le voyage et l’hébergement de vos invités. Commencez par fixer la date, le lieu et le budget, puis avancez vers les réservations, les documents de voyage et le programme sur place. Les réponses des invités influencent directement le transport, les nuitées, le plan de table et le menu. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, sans attendre les dernières semaines pour régler les détails logistiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget du mariage
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Réserver l'officiant de mariage
Réserver le lieu de la cérémonie
Définir l'itinéraire vers le lieu
2 personnes
Réserver les nuitées
2 personnes
Organiser le transport des invités
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le photographe
Réserver un vidéaste
Choisir la musique pour la cérémonie
2 personnes
Choisir la musique pour la fête
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données du passeport
Partager les documents de voyage
Établir le plan de table
2 personnes
Finaliser le menu
2 personnes
Définir le pack boissons
2 personnes
Confirmer les présentateurs de la cérémonie
Vérifier les vœux et les alliances
2 personnes
Commander la décoration
Commander le bouquet de la mariée
Commander le gâteau
Collecter les documents Babs
Créer la liste des transports
Confirmer les livraisons
Finaliser la liste des invités
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan d’urgence en cas de pluie
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Réfrigérer le gâteau en toute sécurité
2 personnes
Installer les panneaux d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter l’arche de cérémonie
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Suspendre les guirlandes lumineuses
2 personnes
Préparer le livre d'or
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre la vaisselle sur la table
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la musique de cérémonie
2 personnes
Tester la musique de la fête
2 personnes
Livrer le bouquet de la mariée
Installer les bougies de mariage
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir les fournisseurs
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à la cérémonie
2 personnes
Animer la cérémonie
2 personnes
Présenter les alliances
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser les assiettes
4 personnes
Annoncer les discours
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir la piste de danse
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
Accompagner les invités vers le transport
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Répartir les compositions florales
2 personnes
Régler les fournisseurs
Mettre les documents en lieu sûr
Distribuer les cadeaux aux invités
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaises de cérémonieqté 90
Table des mariés
Chaises des mariésqté 2
Chaises pliantesqté 10
Portantsqté 2
Tables hautesqté 6
Arche de cérémonie
Tente de réceptionqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 12
Pichets à caféqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Badges nominatifsqté 90
Numéros de tableqté 10
Vases à fleursqté 20
Fleurs artificiellesqté 120
Bougiesqté 60
Lanternesqté 20
Bougies de mariageqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 2
Livre d’or
Stylosqté 6
Rubansqté 10
Cônes de confettisqté 90

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10
Éclairage de nuitqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Louchesqté 8
Couteau à gâteau
Présentoir à gâteau
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 8
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu, l’officiant et les nuitées : pour une destination très demandée, prévoyez idéalement 12 à 18 mois avant le mariage. Vous pourrez ensuite établir un itinéraire clair et organiser les transferts.
Envoyez les invitations au moins 6 à 8 mois avant la cérémonie et fixez une date de réponse environ 10 semaines avant. Il vous faudra ces confirmations pour réserver le transport, finaliser les chambres et traiter les besoins alimentaires.
Demandez les données exactes des passeports dès l’inscription, puis vérifiez-les au moins 8 semaines avant le départ. Partagez ensuite les documents de voyage, les horaires de transfert et l’itinéraire dans un même message.
Pour les boissons, prévoyez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis 1 par heure, en séparant clairement vin, eau, champagne et boissons sans alcool. Confirmez le pack avec le traiteur après avoir reçu les réponses alimentaires.
Ne gardez pas la décoration et le mobilier pour la dernière semaine : confirmez les tables, chaises, arche, tente, vaisselle, nappes, vases et numéros de table au moins 4 semaines avant. Le plan de table et les badges nominatifs doivent être finalisés après la clôture des inscriptions.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un mariage à destination ?: Commencez généralement 12 à 18 mois avant la date prévue. Le lieu, les nuitées et les principaux prestataires doivent être réservés en premier, car leurs disponibilités déterminent souvent toute l’organisation.
Quand envoyer les invitations pour un mariage à destination ?: Envoyez-les environ 6 à 8 mois avant le mariage, avec une date limite de réponse fixée autour de 10 semaines avant. Les invités ont ainsi le temps d’organiser leur voyage et vous pouvez confirmer les chambres et les transferts.
Quand vérifier les passeports des invités ?: Demandez les informations de passeport au moment de l’inscription et faites une vérification complète au moins 8 semaines avant le départ. Prévoyez ensuite un dernier contrôle 2 semaines avant, car un document peut expirer ou être remplacé.
Combien de temps avant finaliser le plan de table ?: Finalisez le plan de table environ 3 à 4 semaines avant la cérémonie, après la clôture des inscriptions. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute et préparez les numéros de table et badges nominatifs en conséquence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.