Destination Wedding organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hochzeit am Reiseziel braucht neben der eigentlichen Feier eine zweite Planungsebene: Anreise, Übernachtung und wichtige Dokumente. Beginne mit Ort, Termin und Budget und arbeite dich anschließend über Gästeliste, Reservierungen und Reiseinformationen bis zur Tischordnung vor. Besonders bei Trauungsort, Catering und Transport entstehen Engpässe, wenn du zu spät anfragst. Diese Checkliste bündelt 88 Aufgaben und 80 benötigte Dinge für die Vorbereitung und den Hochzeitstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Hochzeitsbudget erstellen
2 Personen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Trauungsbeamten reservieren
Zeremonieort reservieren
Anfahrtsroute zum Veranstaltungsort festlegen
2 Personen
Übernachtungen reservieren
2 Personen
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Fotograf buchen
Videograf reservieren
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Passdaten überprüfen
Reisedokumente teilen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menü finalisieren
2 Personen
Getränkepaket festlegen
2 Personen
Zeremonienredner bestätigen
Gelübde und Ringe prüfen
2 Personen
Dekoration bestellen
Brautstrauß bestellen
Torte bestellen
Babs-Dokumente sammeln
Transportliste erstellen
Lieferungen bestätigen
Gästeliste abschließen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Notfallplan für Regen bereithalten
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kuchen sicher kühlen
2 Personen
Willkommensschilder aufstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Zeremoniebogen aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichterschläuche aufhängen
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Geschirr auf den Tisch stellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Musik für die Zeremonie testen
2 Personen
Partymusik testen
2 Personen
Brautstrauß liefern
Hochzeitskerzen aufstellen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Lieferanten empfangen
2 Personen

Event

Gäste begrüßen
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
Zeremonie begleiten
2 Personen
Ringe überreichen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Aperitif servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Teller abräumen
4 Personen
Reden ankündigen
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Tanzfläche eröffnen
Späte Snacks servieren
3 Personen
Gäste zum Transport begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Dekoration abbauen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Blumengestecke verteilen
2 Personen
Lieferanten abrechnen
Dokumente sicher aufbewahren
Gastgeschenke verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 4
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
Brauttisch
BrautstühleAnz. 2
KlappstühleAnz. 10
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6
Zeremonienbogen
FestzeltAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertgabelnAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 10
StoffserviettenAnz. 100
NamensschilderAnz. 90
TischnummernAnz. 10
BlumenvasenAnz. 20
KunstblumenAnz. 120
KerzenAnz. 60
WindlichterAnz. 20
TraukerzenAnz. 2
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 2
Gästebuch
StifteAnz. 6
BänderAnz. 10
Konfetti-KegelAnz. 90

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 10
NachtbeleuchtungAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
Tortenmesser
Kuchenteller
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandschuheAnz. 8
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Ort und Termin mindestens 12 bis 18 Monate vorher fest. Prüfe direkt, ob Trauungsbeamter, Zeremonieort und die wichtigsten Unterkünfte an diesem Zeitraum verfügbar sind.
Fordere Passdaten und Reisedokumente spätestens 12 Wochen vor der Hochzeit an. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen zu ersetzen und gemeinsame Informationen zur Anreise zu verschicken.
Plane den Gästetransport nicht erst nach den Einladungszusagen. Lege für Flughafen, Unterkunft und Veranstaltungsort feste Abfahrtszeiten fest und berücksichtige bei jeder Strecke mindestens 15 Minuten Puffer.
Schließe Menü, Getränkepaket und Ernährungswünsche spätestens 4 bis 6 Wochen vorher ab. Für ein Buffet brauchst du außerdem ausreichend Servierschalen, Servierzangen, Wasserkannen und Kaffeekannen.
Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind, aber bestelle Namensschilder und Tischnummern nicht später als 3 Wochen vor der Feier. Rechne pro Tisch mit einem zusätzlichen Namensschild als Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Destination Wedding planen?: Beginne idealerweise 12 bis 18 Monate vorher mit Termin, Ort und Budget. Trauungsbeamter, Zeremonieort, Unterkunft und Catering solltest du direkt danach reservieren, weil die Auswahl am Reiseziel oft begrenzt ist.
Wann sollte man Einladungen für eine Hochzeit im Ausland verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 9 Monate vor der Hochzeit. Bitte um verbindliche Rückmeldung spätestens 12 Wochen vorher, damit Übernachtungen, Transport, Menü und Tischordnung belastbar geplant werden können.
Welche Reisedokumente braucht man für eine Destination Wedding?: Prüfe für alle Gäste Passgültigkeit, Einreisebestimmungen und gegebenenfalls Visa mindestens 12 Wochen vor der Reise. Teile eine gemeinsame Übersicht mit Anfahrtsroute, Unterkunft, Transferzeiten und Notfallkontakten.
Wie viel Zeit sollte man für den Transport der Hochzeitsgäste einplanen?: Plane pro Transfer die tatsächliche Fahrzeit plus mindestens 15 bis 30 Minuten Puffer ein. Für mehrere Unterkünfte lohnt sich ein fester Abfahrtsplan mit Treffpunkt und Ersatzkontakt, der spätestens 2 Wochen vorher verteilt wird.

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