Checklist pour organiser un marché régional

Un marché régional demande une coordination précise entre le lieu, les exposants, les fournisseurs et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, le site et les autorisations, puis ouvre les inscriptions avant de lancer la communication. La répartition des stands, les branchements électriques, les toilettes et l’enlèvement des déchets doivent être réglés avant le jour J. Cette checklist t’aide à suivre les 78 tâches du plan dans le bon ordre et à ne pas attendre la dernière semaine pour les détails logistiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Réserver le lieu
Réserver les branchements électriques
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Rédiger le texte promotionnel
Concevoir le flyer et l’affiche
Publier l’événement en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Appeler les fournisseurs
Établir la répartition finale des stands
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Récupérer l’argent liquide
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les barrières
2 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager la table de vente
2 personnes
Aménager un espace de repos et de repas
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Vérifier les produits et les prix
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer le panneau d’accueil

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Indiquer le chemin vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les glacières
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner la vaisselle
Gérer les paiements en espèces
2 personnes
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Clôturer définitivement la caisse
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer la caution et les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Lampes sur batterieqté 10
Enceinte portable
Microphone
Caisse
Terminal de paiement
Diablesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux de standqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 8
Nappesqté 20
Chemins de tableqté 10
Bacs à plantesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 4
Ouvre-boîtesqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 30
Pinces de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les branchements électriques avant d’ouvrir les inscriptions : les exposants doivent connaître la surface disponible et leurs possibilités de raccordement dès leur inscription.
Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Tu auras ainsi le temps de confirmer les exposants, de recueillir leurs besoins alimentaires et d’établir la répartition finale des stands.
Prépare le plan du marché en prévoyant les tentes, stands, tables pliantes, chaises et portants. Ajoute les passages, l’accueil, les toilettes et les zones de livraison avant d’imprimer les informations destinées aux exposants.
Vérifie l’alimentation électrique pour les machines à café, bouilloires, terminaux de paiement et éclairages. Prévois des rallonges, rallonges à enrouleur et multiprises adaptées, puis confirme les besoins de chaque exposant plusieurs jours avant l’événement.
Ne laisse pas le plan météo de secours pour la veille. Vérifie les prévisions, confirme l’utilisation des tentes ou le déplacement prévu et envoie l’itinéraire, le stationnement et les consignes finales aux exposants au plus tard 48 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché régional ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu, les toilettes, les branchements électriques et l’invitation des exposants doivent être lancés en premier.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre-les après avoir confirmé le lieu, la date et le plan général du marché, généralement 8 à 12 semaines avant l’événement. Ferme les inscriptions au moins 3 semaines avant pour finaliser les stands et les besoins techniques.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché régional ?: Prévois les stands ou tentes, tables pliantes, chaises, tables hautes et panneaux d’identification selon les besoins confirmés. Termine la répartition finale au moins 7 jours avant afin de pouvoir imprimer la liste des exposants et préparer les badges nominatifs.
Quand envoyer les dernières informations aux exposants ?: Envoie l’itinéraire, les possibilités de stationnement, l’emplacement du stand et les consignes d’installation 48 à 72 heures avant l’ouverture. Demande une confirmation rapide si un exposant a besoin d’électricité ou d’un équipement particulier.

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