Checklist para organizar un mercado local sin olvidos

Organizar un mercado local requiere coordinar expositores, puestos, servicios y comunicación en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, tramitar permisos y dibujar la distribución antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que cerrar electricidad, aseos, residuos, accesos y el plan alternativo por mal tiempo. Esta checklist reúne 78 tareas y 56 elementos para que el montaje, la atención al público y el desmontaje queden cubiertos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar el lugar
Reservar conexiones eléctricas
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Escribir texto promocional
Diseñar folleto y póster
Publicar el evento en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Llamar a los proveedores
Hacer la distribución definitiva de los stands
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Recoger efectivo
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las barreras
2 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de ventas
2 personas
Montar una zona de descanso y comida
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Comprobar productos y premios
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Colocar el cartel de bienvenida

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Señalizar la ruta hacia los stands
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Reponer la vajilla
Gestionar pagos en efectivo
2 personas
Cerrar la caja temporalmente
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar definitivamente la caja
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar tiendas y puestos
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar la fianza y los pagos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 12
Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Lámparas con bateríacant. 10
Altavoz portátil
Micrófono
Caja registradora
Máquina de sellado
Carros de manocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles de bienvenidacant. 3
Carteles de standcant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Pizarrascant. 8
Mantelescant. 20
Manteles runnerscant. 10
Jardinerascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Tijerascant. 4
Abrelatascant. 2
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución antes de confirmar los puestos: reserva espacio para pasillos, accesos, conexiones eléctricas, aseos y recogida de residuos. La versión definitiva debe enviarse a los expositores antes del montaje.
No esperes a la última semana para gestionar permisos y notificaciones. Verifica también quién puede usar las conexiones eléctricas y qué requisitos tienen los puestos que preparan o venden alimentos.
Envía a cada expositor la misma información: horario de llegada, ubicación del puesto, ruta, aparcamiento, necesidades eléctricas y fecha límite de inscripción. Recoger las preferencias dietéticas con antelación evita resolverlas durante el montaje.
Comprueba el material técnico puesto por puesto, especialmente alargadores, enrollacables, regletas, lámparas con batería y baterías. Un mercado puede tener suficientes enchufes y aun así quedarse sin iluminación o sonido por falta de distribución.
Define el plan por mal tiempo antes de publicar el evento y comunícalo junto con la ruta y el aparcamiento. Comprueba el pronóstico y llama a los proveedores para confirmar carpas, mesas, aseos y retirada de residuos en los plazos previstos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado local?: Empieza varias semanas antes de la fecha, porque permisos, lugar, expositores, aseos y conexiones eléctricas dependen de terceros. Deja la última semana para confirmar proveedores, cerrar la distribución, imprimir la lista de expositores y preparar las tarjetas de nombre.
¿Qué hay que confirmar con los expositores antes del mercado?: Confirma su inscripción, tamaño y ubicación del puesto, horario de llegada, necesidades eléctricas, preferencias dietéticas y datos para las tarjetas de nombre. Envía la distribución definitiva y la información de ruta y aparcamiento antes del día del montaje.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Haz un primer plano antes de abrir las inscripciones y prepara la distribución definitiva cuando ya conozcas los expositores confirmados. Envíala con antelación suficiente para que puedan revisar su ubicación y comunicar cualquier necesidad técnica.
¿Qué hacer si llueve el día del mercado?: Define un plan alternativo antes de anunciar el evento y confirma qué carpas, conexiones, iluminación y accesos requiere. Comprueba el pronóstico durante los días previos y comunica cualquier cambio de ubicación o de horario tan pronto como esté decidido.

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