Checklist pour organiser un marché horticole

Un marché horticole se prépare bien avant l’installation des stands. Il faut coordonner les commerçants, attribuer les emplacements, prévoir la circulation des véhicules et confirmer les besoins électriques de chaque exposant. Cette checklist regroupe les étapes du projet, des premières invitations au rangement du site. Utilise-la pour vérifier ce qui doit être décidé à l’avance et ce qui doit être contrôlé le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Créer un plan des stands
2 personnes
Établir le plan de circulation et de chargement
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
Publier les informations aux visiteurs
Préparer les listes de prix
2 personnes
Créer les panneaux d’itinéraire et de stand
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Installer les tables et les tentes
3 personnes
Trier les caisses et les cageots
2 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la table de dégustation et de café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
Présenter les produits et les plantes
6 personnes
Servir la dégustation
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Finaliser la vente et la dégustation
3 personnes
Encaisser les exposants
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les produits restants
2 personnes
Ranger les bannières et les panneaux
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 12
Chariots de transportqté 2
Caisses en plastiqueqté 24
Barrières pliantesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Lampes de pocheqté 4
Caisses pour espècesqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de standqté 12
Panneaux de directionqté 8
Présentoirs de plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantes décorativesqté 24
Tables pour plantesqté 8
Étiquettes de prixqté 150
Pâte adhésiveqté 12
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couverts de chefqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Serviettesqté 20
Gants de cuisineqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Gants de travailqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses
Cartes allergènesqté 20
Panneaux de menuqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4

Conseils

Attribue les emplacements après avoir confirmé les besoins de chaque participant : alimentation électrique, accès au chargement, table ou tente. Garde un plan à jour pour éviter de déplacer les stands le matin même.
Prépare le plan de circulation et de chargement au moins 7 jours avant l’ouverture. Indique une zone d’arrivée, un sens de circulation et une heure limite pour retirer les véhicules.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant le marché, puis le matin même. En cas de pluie ou de vent, contrôle particulièrement l’ancrage des tentes et protège les caisses, cageots et produits exposés.
Pour les produits périssables, prévois leur réfrigération dès la réception et limite le temps passé hors du froid. Réserve des glacières ou des réfrigérateurs distincts si plusieurs exposants en ont besoin.
Prépare la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement avant l’installation des stands. Teste aussi les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché horticole ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les réservations, le plan des stands et les besoins techniques prennent généralement plusieurs semaines à confirmer.
Quand confirmer les exposants d’un marché horticole ?: Confirme les données des participants environ 3 semaines avant l’ouverture. Demande à ce moment-là l’horaire d’arrivée, les besoins alimentaires, l’électricité et le matériel nécessaire.
Combien de temps faut-il pour installer un marché horticole ?: Prévois au moins 3 à 4 heures pour monter les tentes, installer les tables et stands, placer les barrières et organiser les caisses. Ajoute une marge si le site est grand ou si plusieurs véhicules arrivent en même temps.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché horticole ?: Vérifie la météo, les réservations, le plan de circulation, les panneaux, la monnaie et tout le matériel inventorié. Contrôle aussi le fonctionnement des points d’alimentation et prévois la réfrigération des produits périssables dès leur arrivée.

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