Organiser un marché fermier sans rien oublier

Un marché fermier demande une préparation précise, car les exposants, les produits frais et l’accueil du public doivent être coordonnés le même jour. Commence par réserver le terrain et vérifier les autorisations, puis construis le plan des stands avant d’inviter les producteurs. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les fournisseurs, contrôler la météo, préparer les documents et organiser le froid. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Attribuer les emplacements
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Confirmer les fournisseurs
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Préparer le scénario d’urgence
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Imprimer le plan
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les listes de prix
2 personnes
Préparer les tickets de caisse
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Rassembler les outils
2 personnes
Tondre le terrain
2 personnes
Inspecter le terrain et les sentiers
2 personnes
Baliser les places de parking
2 personnes
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les nappes de stand
3 personnes
Numéroter les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
Afficher les prix et les informations de paiement
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et la caisse
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les sandwiches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stands et les allées
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Accompagner calmement les visiteurs à la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les provisions au frais
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Fermer le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Tables pour chaises pliantesqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 3
Pieds de parasolqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 120
Bolsqté 60
Tassesqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Lampes de pocheqté 6
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Draps de standqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux numéros de standqté 12
Panneaux de signalisationqté 10
Porte-nomsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions florales champêtresqté 8
Paniers des standsqté 20
Porte-prixqté 30

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le terrain au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifie dès le départ l’accès pour les chariots de transport, l’espace nécessaire aux tentes et les possibilités de stationnement des exposants.
Demande les besoins de chaque exposant avant d’attribuer les emplacements : alimentation électrique, table, chaise, tente ou espace de stockage. Finalise le plan au moins 10 jours avant l’ouverture pour pouvoir envoyer les informations corrigées.
Prépare un dossier papier pour l’équipe avec le plan imprimé, la liste des exposants, les badges nominatifs et les listes de prix. Imprime au moins 2 exemplaires de chaque document : un pour l’accueil et un pour le montage.
Contrôle les produits réfrigérés le matin même et garde les aliments et boissons dans des glacières ou bacs à glace jusqu’à leur mise en place. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance, car une petite réserve ne suffit pas pour toute une journée.
Prévois le montage et le démontage avec des horaires distincts pour les exposants. Compte au minimum 60 minutes avant l’ouverture pour installer les stands, les tables, les chaises, les stocks non périssables et les zones de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché fermier ?: Prévois 8 à 12 semaines pour réserver le terrain, obtenir les autorisations, recruter les exposants et confirmer les fournisseurs. Garde les 10 derniers jours pour le plan, les inscriptions, les documents et les derniers contrôles.
Quand inviter les exposants à un marché fermier ?: Envoie les premières invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demande une confirmation et les besoins alimentaires ou matériels au plus tard 3 semaines avant, afin d’attribuer les emplacements sans devoir refaire le plan.
Que faut-il préparer la veille d’un marché fermier ?: La veille, vérifie la météo, le scénario d’urgence, les réservations et la liste des courses. Prépare aussi les badges, les listes de prix, les tickets de caisse, les stocks non périssables et les boissons à refroidir.
Combien de temps prévoir pour installer un marché fermier ?: Réserve au moins 60 minutes pour installer les tentes, stands, tables, chaises et zones de stockage, puis ajoute 30 minutes pour les contrôles. Les exposants doivent recevoir une heure d’arrivée précise pour éviter un montage désordonné.

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