Boerderijmarkt organiseren: checklist en planning
Een boerderijmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en standhouders regelen. Je moet het terrein indelen, aanmeldingen verwerken, bezoekersinformatie publiceren en op tijd controleren of vergunningen en leveranciers rond zijn. In de laatste week verschuift de aandacht naar plattegrond, naambordjes, prijslijsten, voorraad en koeling. Deze checklist zet de werkzaamheden in een logische volgorde, zodat je op de marktdag niet nog moet uitzoeken waar een kraam, koelbox of standhouder hoort.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en terrein vastleggen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Leveranciers bevestigen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Noodscenario voorbereiden
2 personen
Standhouderslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambordjes maken
2 personen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Kassabonnen voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelwaren controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Kassa's testen
2 personen
Gereedschap verzamelen
2 personen
Terrein maaien
2 personen
Terrein en paden inspecteren
2 personen
Parkeerplaatsen markeren
2 personen
Verkeersborden plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kraamdoeken aanbrengen
3 personen
Standplaatsen nummeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Kramen inrichten
6 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
Prijzen en betaalinformatie plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
Event
Deuren en kassa openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Broodjes uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten controleren
Kramen en paden controleren
2 personen
Standhouders uitzwaaien
2 personen
Kassa's sluiten
2 personen
Bezoekers rustig uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Voorraad gekoeld opslaan
2 personen
Voorraad houdbaar opslaan
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Kassaopbrengst veilig opbergen
2 personen
Terrein afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Klaptafelsaantal 10
- Biertafelsaantal 6
- Stoelenaantal 80
- Krukkenaantal 12
- Klapstoelentafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Transportkarrenaantal 3
- Parasolvoetenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 120
- Kommenaantal 60
- Mokkenaantal 100
- Drinkglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 60
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Voorraadbakkenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Warmhoudplatenaantal 4
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Tangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Keukenweegschalenaantal 2
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kassaboxenaantal 3
- Pinapparatenaantal 3
- Zaklampenaantal 6
- Handmicrofoonsaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Kraamdoekenaantal 12
- Welkomstbord
- Standnummerbordjesaantal 12
- Bewegwijzeringsbordenaantal 10
- Naambordhoudersaantal 20
- Krijtbordenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Boerenbloemstukkenaantal 8
- Kramenmandenaantal 20
- Prijshoudersaantal 30
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Afvalbakkenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en terrein bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen stroompunten, water, toiletten, parkeerruimte en de plek waar partytenten en marktkramen kunnen staan.
- Geef standhouders een vaste aanmeldtermijn van ongeveer 4 weken. Verzamel daarbij niet alleen hun bedrijfsgegevens, maar ook dieetwensen, benodigde ruimte en eventuele stroombehoefte.
- Maak uiterlijk 1 week vooraf een plattegrond met standplaatsen, looproutes en zitplekken. Druk de plattegrond en standhouderslijst af; op een drukke markt werkt een papieren exemplaar sneller dan zoeken op een telefoon.
- Controleer 2 dagen vooraf de houdbare voorraad, koelwaren en dranken. Zet koelboxen en ijsboxen klaar en koel dranken pas wanneer je zeker weet hoeveel ruimte beschikbaar is.
- Maak 24 uur vooraf een kort noodscenario voor regen, wind en uitval van stroom. Bepaal wie standhouders informeert, waar tenten worden verplaatst en hoe je gekoelde producten veilig houdt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, terrein en vergunningen. Voor een markt met veel standhouders of reserveringen is 12 weken praktischer, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen en wijzigingen in de indeling.
- Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een boerderijmarkt?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 4 weken voor de markt en wijs daarna de standplaatsen toe, zodat je tijd houdt voor de plattegrond en bezoekersinformatie.
- Wat moet ik een week voor een boerderijmarkt controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de vergunningen, leveranciers, reserveringen, weersverwachting en standhouderslijst. Maak ook naambordjes, prijslijsten en kassabonnen klaar en loop de boodschappenlijst opnieuw na.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een boerderijmarkt op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van marktkramen, klaptafels, partytenten, bewegwijzering en zitplekken. Reken extra tijd als materialen met transportkarren moeten worden aangevoerd of als dranken, hapjes en broodjes nog worden klaargezet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!