Organiser un marché fermier : la checklist complète

Un marché fermier demande une préparation échelonnée : réserver le lieu, confirmer les commerçants, répartir les emplacements et prévoir l’accueil du public. Cette checklist rassemble 76 tâches et 56 fournitures, des premières invitations au montage des stands. Commence par les autorisations et les inscriptions, puis verrouille l’électricité, le stationnement et la signalétique. La veille, vérifie la météo, récupère les tentes et prépare les produits frais pour éviter les urgences le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Répertorier les points d’alimentation électrique
Publier les informations de stationnement
Concevoir la signalétique
Imprimer la signalisation
Confirmer les exposants du marché
Répartir les bénévoles
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les stands et les tentes
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire aménager les stands
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer la caisse en espèces
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Faire la dernière ronde du site
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les sandwiches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Soutenir les commerçants du marché
2 personnes
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Encaisser les exposants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les produits frais
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Débrancher l'alimentation
2 personnes
Transporter le matériel
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Compter le produit de la caisse
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Table de caisse
Bureau d’information
Armoires de rangementqté 2
Pieds de parasolqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Microphone à main
Haut-parleur portable
Peséeqté 2
Calculatricesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Saladiersqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Guirlandes de fanions coloréesqté 10
Panneaux de marchéqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Chemins de table en tissuqté 12
Caisses en boisqté 20
Compositions florales artificiellesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Contacte les commerçants au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demande une confirmation écrite, leurs besoins alimentaires et la puissance électrique nécessaire à leur emplacement.
Dessine le plan des emplacements avant d’imprimer la signalétique. Prévois un bureau d’information, une table de caisse et des passages suffisamment larges pour les poussettes et le transport du matériel.
Répertorie chaque point d’alimentation électrique et attribue les rallonges et multiprises avant le montage. Ne branche pas plusieurs appareils puissants sur une seule prise sans vérifier la capacité disponible.
Prépare les paiements et la pesée le jour précédent : terminal de paiement, calculatrices, monnaie et liste de contacts doivent se trouver au même endroit. Cela évite de chercher le matériel pendant l’arrivée des exposants.
Ouvre le site assez tôt pour contrôler les installations avant l’arrivée du public. Compte au moins 2 heures pour brancher l’électricité, monter les tentes et installer les stands, puis garde 30 minutes pour les corrections.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché fermier ?: Prévois 6 à 8 semaines pour contacter les commerçants, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les exposants, finaliser le plan et contrôler la météo.
Quand faut-il contacter les exposants d’un marché fermier ?: Lance les contacts au moins 6 semaines avant l’événement, et plutôt 8 semaines si le marché est important. Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant afin de répartir les emplacements et les besoins électriques.
Combien de temps prévoir pour installer les stands et les tentes ?: Pour une installation complète, réserve au minimum 2 heures avant l’ouverture. Ajoute 30 minutes pour le contrôle du site, les branchements, la signalétique et les ajustements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché fermier ?: Vérifie la météo, confirme les exposants, récupère les stands et les tentes, prépare les produits frais et imprime la liste de contacts. Termine ces contrôles au moins 12 heures avant l’ouverture pour pouvoir remplacer un équipement manquant.

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