Checklist pour organiser un marché fermier

Un marché fermier demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut verrouiller la date, le lieu, les autorisations, les besoins électriques et les inscriptions avant de préparer les stands. Cette checklist rassemble 71 tâches et 43 fournitures, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : assurances, stationnement, météo, caisse, signalétique et briefing de l’équipe de montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier l’autorisation de marché
Vérifier les informations d'assurance
Contacter les exposants
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Préparer le plan du stand
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
Attribuer les places de parking
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Suivre les prévisions météo
Informer les exposants
2 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Installer les tables de dégustation
3 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Vérifier les stands
3 personnes
Installer les panneaux produits
3 personnes
Tester les points de paiement et de retrait d'espèces
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les viennoiseries et le pain
2 personnes
Réapprovisionner les dégustations
3 personnes
Garder les boissons au frais
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la signalisation
Réapprovisionner les stands
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Couper l’électricité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables de caisseqté 2
Barrières de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 24
Cuillères de serviceqté 24
Carafes d'eauqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 20
Panneaux en ardoiseqté 20
Porte-prixqté 40
Housses de nappesqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et l’autorisation de marché au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi les informations d’assurance avant de contacter les exposants.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et de stationnement dès l’inscription. Regroupez ces réponses dans un plan des stands pour éviter de déplacer les installations le jour même.
Réservez les tentes, stands, tables et chaises avant la dernière semaine. Prévoyez également les rallonges, rallonges à enrouleur et points d’alimentation électrique : ils sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Suivez les prévisions météo à partir de 7 jours avant le marché et informez les exposants au plus tard 48 heures avant l’événement. Gardez les glacières, pains de glace et stocks non périssables prêts pour une adaptation rapide.
Préparez la caisse, les panneaux de direction et le balisage la veille. Le matin même, faites un briefing de 15 minutes avec l’équipe de montage et testez les talkies-walkies avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché fermier ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché fermier avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, l’autorisation, l’assurance, les inscriptions et les réservations de matériel.
Quand contacter les exposants pour un marché fermier ?: Contactez-les environ 6 semaines avant la date, puis confirmez les inscriptions et leurs besoins 7 à 10 jours avant. Demandez notamment l’alimentation électrique, les besoins alimentaires et les contraintes de stationnement.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un marché fermier ?: Recensez les points d’alimentation électrique au moins 2 semaines avant l’événement. Comptez les appareils utilisés par chaque exposant et prévoyez les rallonges ainsi que les rallonges à enrouleur nécessaires, sans surcharger une même prise.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Vérifiez tout le matériel 2 à 3 jours avant, puis préparez les panneaux, la caisse et le balisage la veille. Gardez les éléments indispensables au montage regroupés pour gagner du temps à l’ouverture du site.

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