Checklist para organizar un mercado de agricultores

Organizar un mercado de agricultores requiere coordinar permisos, expositores, puestos, suministros y circulación de visitantes en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, la ubicación, el permiso y los datos del seguro antes de contactar con los vendedores. Después, cierra las inscripciones, dibuja el plano de puestos y comprueba corriente, aparcamiento y materiales. En los últimos días, sigue la previsión del tiempo, prepara la caja y entrega instrucciones concretas al equipo de montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar el permiso de mercado
Comprobar los datos del seguro
Contactar con los expositores
2 personas
Inscribir a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
Confirmar proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información para visitantes
Seguir la previsión del tiempo
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Revisar las inscripciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Preparar el efectivo de caja
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar las mesas de degustación
3 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Comprobar los puestos
3 personas
Colocar los carteles de producto
3 personas
Probar los puntos de efectivo y datáfono
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas

Evento

Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Servir café y té
3 personas
Servir bollería y pan
2 personas
Reponer las degustaciones
3 personas
Mantener las bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la señalización
Reponer el stock en los puestos
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Cortar la electricidad
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 18
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Mesas de cajacant. 2
Vallas de separacióncant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 150
Bandejascant. 150
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de servircant. 24
Cucharones de servircant. 24
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Cajeros automáticoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pacas de pajacant. 20
Pizarrascant. 20
Portaprecioscant. 40
Fundas para mantelescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de exteriorcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación, el permiso y el seguro antes de enviar invitaciones: los expositores necesitan esos datos para confirmar su participación.
Haz el plano de puestos cuando las inscripciones estén revisadas y reserva espacio para circulación, aparcamiento, vallas y cables alargadores; así evitas recolocar mesas el mismo día.
Pregunta por preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma las reservas y proveedores al menos 7 días antes del mercado.
Revisa la previsión del tiempo 72 horas antes y vuelve a informar a los responsables de los stands si cambian las condiciones; las carpas y las señales de ruta deben estar listas según el pronóstico.
Prepara la caja, las neveras portátiles, las provisiones no perecederas y los materiales el día anterior. Reúne al equipo de montaje con instrucciones breves sobre puestos, corriente, walkie-talkies y cierre del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de agricultores?: Empieza a confirmar fecha, ubicación, permiso y seguro entre 6 y 8 semanas antes. Contacta con los expositores en cuanto esos datos estén cerrados y deja la última semana para revisar inscripciones, proveedores y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Envía la confirmación definitiva al menos 7 días antes del mercado. Incluye la ubicación del puesto, el horario de montaje, el aparcamiento asignado, los puntos de corriente y cualquier instrucción sobre el tiempo.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado de agricultores?: Comprueba los materiales, prepara las señales de ruta, la caja, las provisiones no perecederas y las neveras portátiles. Deja también listo el plano de puestos y confirma quién dirige el montaje y quién se encarga del cierre.
¿Cuándo revisar la previsión del tiempo para un mercado?: Consulta la previsión 72 horas antes y haz una última revisión la tarde anterior. Si cambia, informa de inmediato a los responsables de los stands y ajusta las instrucciones para carpas, montaje y circulación.

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