Checklist pour organiser un marché du livre

Un marché du livre se prépare bien avant l’installation des tables. Il faut d’abord fixer les horaires, réserver la salle et l’espace extérieur, puis organiser la collecte, le tri et l’évaluation des ouvrages. Les inscriptions, les bénévoles et les moyens de paiement doivent être réglés avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la disposition des livres par genre et à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle et l'espace extérieur
Fixer la date et les horaires d'ouverture
Définir l’objectif de vente et les prix
2 personnes
Organiser des points de collecte pour les livres
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Récupérer les dons de livres
3 personnes
Classer les livres par genre
4 personnes
Vérifier la qualité des livres
3 personnes
Évaluer les livres
3 personnes
Mettre les livres pour enfants à part
2 personnes
Mettre de côté les livres spéciaux
2 personnes
Préparer le récapitulatif des ventes
2 personnes
Tester les moyens de paiement
2 personnes
Élaborer le plan de table
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands et les rayonnages de livres
4 personnes
Disposer les livres par genre
5 personnes
Installer les cartes de prix et de genre
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Aménager le point café et boissons
2 personnes
Installer l’entrée et la signalétique
2 personnes
Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes aux visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Vendre et encaisser les livres
3 personnes
Conseiller les visiteurs sur les livres
3 personnes
Réapprovisionner les tables de livres
2 personnes
Servir les boissons et le café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner la machine à café
Vider les poubelles
Dégager les allées
Annoncer le dernier tour de vente
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Sécuriser l'argent et le terminal de paiement
2 personnes
Emballer les livres restants
4 personnes
Démonter les stands et les étagères de livres
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire don des livres restants
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 24
Bibliothèquesqté 8
Tables à livresqté 6
Tables pliantesqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Terminal de paiement
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Caisse
Caisse
Calculatricesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Décoration

Cartes de genreqté 20
Cartes de prixqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 12
Affiches promotionnellesqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 100

Cuisine

Grandes thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Carafesqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pince de serviceqté 4
Pains de glaceqté 8
Caisses à livresqté 30
Sacs de transport solidesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la collecte : prévoyez plusieurs points de dépôt et fixez une date limite située au moins 7 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de récupérer les dons, de vérifier leur état et de les classer par genre.
Ne gardez pas l’évaluation des livres pour la veille. Travaillez par lots et préparez les cartes de prix en même temps, en séparant les livres pour enfants et les ouvrages spéciaux dès le tri.
Testez le terminal de paiement et les autres moyens de règlement au moins 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises si l’accueil, le café et les stands utilisent la même zone électrique.
Répartissez les bénévoles avant de publier les horaires définitifs. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et les inscriptions, une pour les paiements et une pour réapprovisionner les tables pendant l’ouverture.
Organisez l’installation dans cet ordre : acheminement du matériel et des livres, tables et chaises, rayonnages et stands, signalétique, puis livres par genre. Gardez les cartes de prix et les panneaux indicateurs accessibles jusqu’au dernier contrôle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour réserver la salle, fixer les horaires, communiquer l’événement et organiser la collecte. Gardez les 7 derniers jours pour le tri, l’évaluation, les inscriptions finales et la préparation du matériel.
Quand faut-il arrêter la collecte des livres ?: Fixez la fin des dépôts au moins 7 jours avant le marché. Ce délai permet de vérifier la qualité, classer les ouvrages par genre, isoler les livres pour enfants et préparer les prix.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché du livre ?: Pour un événement de petite ou moyenne taille, prévoyez au moins 3 bénévoles présents en même temps : accueil, paiements et rangement. Ajoutez une personne si l’espace comporte plusieurs stands ou si les horaires d’ouverture dépassent 4 heures.
Quand installer les tables et les livres ?: Installez les tables, rayonnages et stands le jour précédent lorsque la salle le permet, ou commencez au moins 3 heures avant l’ouverture. Disposez ensuite les livres par genre et gardez 30 minutes pour tester les paiements et vérifier la signalétique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.