Boekenmarkt organiseren: checklist en planning
Een boekenmarkt staat of valt met de voorbereiding van de collectie. Regel eerst zaal, openingstijden en verkoopdoel, en werk daarna terug vanaf de marktdag. Boeken ophalen, sorteren, controleren en prijzen kost meer tijd dan verwacht, zeker als donaties op verschillende momenten binnenkomen. Reserveer daarnaast tijd voor de tafelschikking, betaalmiddelen en de opbouw van rekken en boekentafels. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het uitstallen per genre.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal en buitenruimte reserveren
Datum en openingstijden vastleggen
Verkoopdoel en prijzen bepalen
2 personen
Inzamelpunten voor boeken regelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boekendonaties ophalen
3 personen
Boeken sorteren op genre
4 personen
Boeken op kwaliteit controleren
3 personen
Boeken prijzen
3 personen
Kinderboeken apart zetten
2 personen
Bijzondere boeken apart zetten
2 personen
Verkoopoverzicht voorbereiden
2 personen
Betaalmiddelen testen
2 personen
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boeken naar locatie brengen
4 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Boekenkramen en rekken opstellen
4 personen
Boeken per genre uitstallen
5 personen
Prijs- en genrekaarten ophangen
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Koffie- en drinkpunt inrichten
2 personen
Ingang en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Vrijwilligers kort instrueren
2 personen
Event
Deuren openen voor bezoekers
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Boeken verkopen en afrekenen
3 personen
Bezoekers adviseren over boeken
3 personen
Boekentafels aanvullen
2 personen
Dranken en koffie serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Koffieapparaat bijvullen
Afvalbakken legen
Gangpaden vrijhouden
Laatste verkoopronde aankondigen
Verkoop afsluiten
2 personen
Nazorg
Geld en betaalterminal veiligstellen
2 personen
Overgebleven boeken inpakken
4 personen
Boekenkramen en rekken afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven boeken doneren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 24
- Boekenkastenaantal 8
- Boekentafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 2
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Betaalterminal
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Kassa
- Geldkist
- Rekenmachinesaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Decoratie
- Genrekaartenaantal 20
- Prijskaartenaantal 30
- Pijlbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Promotiepostersaantal 20
- Inschrijfformulierenaantal 100
Keuken
- Grote thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
- Kannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheptangenaantal 4
- Koelelementenaantal 8
- Boekendozenaantal 30
- Stevige draagtassenaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het sorteren niet op één avond. Trek per ingezamelde doos tijd uit om boeken op genre te verdelen, de kwaliteit te controleren en kinderboeken en bijzondere exemplaren apart te zetten.
- Maak prijzen zichtbaar vóór de opbouw. Gebruik prijskaarten en bereid een verkoopoverzicht voor, zodat vrijwilligers tijdens de opening niet per boek hoeven te overleggen.
- Test betaalmiddelen minimaal één dag vooraf. Controleer de betaalterminal en leg een alternatief klaar; verlengkabels en stekkerdozen worden vaak pas bij het aansluiten gemist.
- Werk de indeling uit voordat de boeken naar de locatie gaan. Reserveer aparte plekken voor genres, kinderboeken en bijzondere boeken en gebruik pijlborden om bezoekers door de ruimte te leiden.
- Plan de opbouw ruim vóór openingstijd. Zet eerst tafels, stoelen, boekenkasten en boekentafels neer, sluit daarna apparatuur aan en leg pas als laatste de boeken per genre uit.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met zaal, datum en openingstijden. Gebruik de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, vrijwilligersindeling en het verwerken van de laatste boekendonaties.
- Hoeveel tijd kost het sorteren en prijzen van boeken?
- Reken gemiddeld 3 tot 5 minuten per boek voor sorteren, kwaliteitscontrole en prijzen. Bij 500 boeken betekent dat ongeveer 25 tot 42 uur werk, verdeeld over meerdere vrijwilligers.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boekenmarkt?
- Voor een kleine markt met enkele honderden boeken zijn meestal 6 tot 10 vrijwilligers praktisch: voor inzameling, sorteren, opbouw, verkoop en opruimen. Plan op de marktdag minimaal 2 mensen bij de betaaltafel en 2 voor het aanvullen en ordenen.
- Wanneer moet ik de boeken naar de locatie brengen?
- Breng de boeken bij voorkeur op de avond ervoor of minimaal 2 uur voor opening. Zo blijft er tijd over om tafels en rekken op te stellen, genrekaarten en prijzkaarten te plaatsen en de betaalterminal te testen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!