Checklist voor een goed georganiseerde boekenmarkt

Een boekenmarkt organiseren vraagt vooral om overzicht: eerst leg je datum, locatie en programma vast, daarna werk je toe naar een verkoopdag waarop boeken vindbaar en betaald kunnen worden. Begin op tijd met vrijwilligers, inzamelpunten en de registratie van donaties. Sorteer boeken per genre, controleer de kwaliteit en geef elk boek een duidelijke prijs. Met deze checklist houd je ook de minder opvallende zaken bij, zoals wisselgeld, verkoopvoorwaarden, stroom en de inrichting van de kassa.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokaal en terrein reserveren
Vergunningen en toestemming controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Affiches ophangen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst opstellen
2 personen
Inzamelpunten voor boeken openen
2 personen
Boekdonaties aannemen
2 personen
Boekdonaties sorteren
4 personen
Boeken op kwaliteit controleren
3 personen
Boeken per genre indelen
4 personen
Boeken prijzen
4 personen
Boeken registreren
3 personen
Verkoopvoorwaarden afdrukken
Prijskaartjes en bordjes maken
2 personen
Betaalmiddelen en wisselgeld regelen
2 personen
Kassaformulieren voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boeken naar locatie brengen
4 personen
Ruimtes leegmaken
3 personen
Elektrische aansluitingen testen
2 personen
Boekenmarkt bewegwijzeren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Boeken per genre uitstallen
6 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa en voorraad controleren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Verkoop afrekenen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Boekentafels netjes houden
3 personen
Gevonden boeken terugleggen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Verkoopvoorraad aanvullen
2 personen
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afronden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Onverkochte boeken tellen
3 personen
Boeken verpakken
4 personen
Boeken terugbrengen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Opbrengst veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 4
Kassatafel
Boekenkastenaantal 8
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Transportkarrenaantal 4
Tafelkledenaantal 24

Boeken

Boekenaantal 1800
Boekendozenaantal 80
Boekentassenaantal 100
Boekenleggersaantal 300
Genrekaartenaantal 20
Prijsstickersaantal 2500
Inventarislijstenaantal 30

Apparatuur

Pinapparaataantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Rekenmachinesaantal 4
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 8
Keukenhandschoenenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tafeldisplaysaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het sorteren niet pas in de laatste week. Reserveer minstens 2 afzonderlijke momenten: één voor kwaliteitscontrole en één voor indeling per genre, prijzen en registratie.
Maak vóór de verkoop een eenvoudige verkoperslijst en inventarislijst. Zo zie je welke boeken binnen zijn, waar ze staan en welke aantallen nog ontbreken.
Regel betaalmiddelen en wisselgeld uiterlijk 2 dagen vooraf. Test het pinapparaat, leg kassaformulieren klaar en zorg voor een kassatafel met laptop, printer of rekenmachine.
Teken de indeling van de ruimte vooraf uit. Houd de kassatafel, boekenkasten, tafels en transportkarren zo geplaatst dat bezoekers kunnen rondlopen zonder dozen of kabels in de doorgang.
Verzamel dieetwensen en controleer de catering uiterlijk 3 dagen voor de markt. Zet koffie, thee, glazen, kopjes, schotels en borden apart klaar, zodat vrijwilligers tijdens de verkoop niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en vrijwilligers. Start de inzameling minstens 4 weken voor de verkoop, zodat er tijd is om boeken te sorteren, controleren, prijzen en registreren.
Hoe sorteer je boeken voor een boekenmarkt?: Controleer eerst de kwaliteit en haal beschadigde of onvolledige boeken eruit. Deel de overgebleven boeken daarna per genre in en gebruik genrekaarten en duidelijke prijsstickers, zodat bezoekers in één oogopslag zien waar ze moeten zoeken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor de kassa en 2 tot 4 vrijwilligers voor aanvullen, vragen en opruimen. Bij meerdere zalen of veel bezoekers heb je per extra zaal minstens 2 extra vrijwilligers nodig.
Wanneer moet ik de boeken prijzen en registreren?: Doe dit nadat de boeken op kwaliteit zijn gecontroleerd en per genre zijn ingedeeld, liefst 5 tot 7 dagen voor de markt. Houd de inventarislijsten daarna dagelijks bij wanneer er nog nieuwe donaties binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.