Checklist pour organiser un Marché des saveurs

Un Marché des saveurs demande une coordination précise entre les commerçants, les visiteurs et les fournisseurs. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : autorisations, inscriptions, plan des stands, matériel et communication. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, tester les paiements et vérifier la météo. Cette checklist rassemble les points qui sont souvent oubliés ou réglés trop tard, comme les prises électriques, les menus imprimés et l’argent liquide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir l’organisation du marché
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Sélectionner les marchands du marché
2 personnes
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
Envoyer les conditions de participation
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Élaborer le plan
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier l’itinéraire de circulation
Établir la liste des fournisseurs
Communiquer la répartition des tables
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Imprimer les listes de prix
2 personnes
Imprimer les menus
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide
Tester le terminal de paiement
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
3 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recharger le café
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Vérifier le coin calme
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Encaisser les exposants
2 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les consignes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Table de caisse
Table d'information
Tables hautesqté 8
Nappeqté 24

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 24
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 20
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Lampes de pocheqté 6
Piles rechargeablesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 20
Panneaux de menuqté 12
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Pinces à glaçonsqté 4
Carafesqté 8
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Distributeurs de serviettesqté 8
Plaques de refroidissementqté 12
Bacs à pincesqté 8
Plaques chauffantesqté 4
Thermoboxesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, l’assurance et les besoins techniques des commerçants.
Demande à chaque marchand ses besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Regroupe ces informations dans un plan avant d’attribuer les tables et les stands.
Prépare la signalétique au moins 7 jours avant l’ouverture : panneaux d’orientation, badges nominatifs, menus et listes de prix doivent être imprimés et rangés par zone.
Teste le terminal de paiement 2 à 3 jours avant l’événement et prévois de l’argent liquide pour la caisse. Vérifie aussi qui tient la table de caisse et à quels horaires.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis informe les exposants de la décision finale. Pour un événement extérieur, confirme notamment les tentes, les tables et les solutions de maintien au chaud.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché des saveurs ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la sélection des commerçants et les réservations de matériel prennent souvent plusieurs semaines, tandis que la mise en place finale se concentre sur les 7 derniers jours.
Quand faut-il contacter les commerçants du Marché des saveurs ?: Contacte-les environ 8 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 4 à 6 semaines avant l’événement afin de finaliser les menus, les besoins alimentaires et la répartition des tables.
Quand imprimer les menus et les listes de prix ?: Imprime-les 3 à 7 jours avant le marché, après confirmation des offres et des tarifs. Garde quelques exemplaires de rechange pour les stands et la table d’information.
Que vérifier la veille d’un Marché des saveurs ?: La veille, vérifie le plan, les points d’alimentation, l’itinéraire de circulation, le matériel livré et les contacts des exposants. Contrôle aussi les prévisions météo et prépare la caisse, les badges et la signalétique.

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