Organiser un Marché des jeunes : la checklist complète

Un Marché des jeunes demande de coordonner les exposants, les inscriptions, l’aménagement et l’accueil du public dans un ordre précis. Commence par confirmer la date, le lieu et les éventuelles autorisations, puis ouvre les inscriptions avant de communiquer le programme. Les dernières semaines servent à traiter les besoins alimentaires, répartir les bénévoles et confirmer les livraisons. La veille, vérifie la météo, les branchements, le matériel et la caisse afin d’éviter les retards le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Faire les réservations
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les exposants
2 personnes
Publier le programme
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer la caisse en espèces
2 personnes
Rappeler les exposants
Vérifier les prévisions météo
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer les activités sans scène
3 personnes
Passer de la musique
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les exposants du départ
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Évacuer les boissons et les aliments
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Conserver les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 4
Panneaux de vestiaireqté 4

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Câbles audioqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Extincteursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Conteneurs réfrigérésqté 2
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Numéros de standqté 15
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 14
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Bureau

Étiquettes nominativesqté 200
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 8
Presse-papiersqté 6
Caisse d'espècesqté 2
Reçusqté 4
Braceletsqté 250
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6
Feuilles de papierqté 500
Papier d’impressionqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 6

Conseils

Dessine le plan du marché au moins 2 semaines avant l’événement. Indique l’emplacement des tentes, des stands, des tables, des poubelles, des points d’alimentation et des zones de circulation.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le marché pour confirmer les participants et attribuer chaque emplacement. Demande aussi les besoins alimentaires avant de publier le programme final.
Prévois les besoins électriques séparément : rallonges, multiprises, câbles audio et stations de recharge. Teste chaque point d’alimentation avant l’ouverture, surtout si des enceintes, une table de mixage, des bouilloires ou des machines à café sont utilisées.
Organise les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Garde une personne disponible à l’accueil pour orienter les exposants, répondre aux questions et gérer les changements de dernière minute.
Fais l’inventaire du matériel la veille et regroupe les éléments par zone d’installation. Les produits frais à conserver au froid doivent être achetés au dernier moment, tandis que les glacières, bacs de maintien au chaud et lampes rechargeables doivent être prêts avant le chargement.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un Marché des jeunes ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Traite les inscriptions au fil de l’eau et confirme les participants 7 à 10 jours avant le marché.
Combien de temps faut-il pour installer un Marché des jeunes ?: Prévois au moins 2 à 3 heures pour acheminer le matériel, monter les tentes et les stands, installer les tables et effectuer le balisage. Ajoute 30 minutes pour tester l’électricité et la sonorisation.
Que faut-il vérifier la veille d’un Marché des jeunes ?: Vérifie les prévisions météo, les livraisons, les branchements, l’inventaire, la liste des courses et la caisse en espèces. Confirme aussi les horaires avec les exposants et les bénévoles au plus tard la veille au soir.
Combien de bénévoles prévoir pour un Marché des jeunes ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 2 à 4 personnes pour l’installation, selon le nombre de stands. Pour un marché de plusieurs dizaines d’exposants, travaille par équipes de 2 heures afin de maintenir une présence pendant toute la durée de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.