Checklist voor een goed georganiseerde jongerenmarkt

Een jongerenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en deelnemers regelen. Je moet de indeling, aanmeldingen, promotie, vrijwilligers, stroom en leveringen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en vergunningseisen en werk daarna toe naar een definitieve deelnemerslijst en plattegrond. In de laatste week controleer je het weer, de boodschappen, koelproducten en materialen; op de dag zelf zet je de locatie af en breng je alles in de juiste volgorde naar binnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningseisen controleren
Marktindeling tekenen
2 personen
Reserveringen maken
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders informeren
2 personen
Programma publiceren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveringen bevestigen
Stroompunten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Contantgeld klaarleggen
2 personen
Standhouders opnieuw informeren
Weersverwachting controleren
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Stands nummeren
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
4 personen
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma toelichten
Informatiebalie bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Podiumvrije activiteiten begeleiden
3 personen
Muziek afspelen
Afvalbakken legen
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Voorraad controleren
Standhouders vertrek informeren
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Dranken en etenswaren afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Locatie vegen en schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak uitvoeren
2 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en bonnetjes bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Spiegelsaantal 4
Kleedruimtepanelenaantal 4

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Geluidskabelsaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelcontainersaantal 2
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 10
Standnummersaantal 15
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Kantoor

Naamstickersaantal 200
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 8
Clipboardsaantal 6
Contantgeldkistaantal 2
Kassabonnenaantal 4
Polsbandjesaantal 250
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4
Schaaraantal 6
Papiervellenaantal 500
Printpapieraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Sportmateriaal

Ballenaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Spelkaartenaantal 6

Tips

Teken de marktindeling voordat je reserveringen definitief maakt. Plan ruimte voor marktkramen, partytenten, kledingrekken, afvalbakken en een duidelijke looproute; controleer ook waar bezoekers en standhouders kunnen komen en gaan.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Houd na de eerste publicatie minimaal één opvolgmoment aan om ontbrekende gegevens, dieetwensen en standinformatie te verzamelen voordat je deelnemers bevestigt.
Controleer stroompunten minstens één week vooraf. Tel per zone de mobiele speakers, microfoon, mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations en leg vast welke aansluiting waarvoor wordt gebruikt.
Plan de laatste boodschappen niet allemaal op één moment. Koop houdbare artikelen eerder, haal koelproducten zo laat mogelijk en controleer op de dag ervoor of koelboxen, warmhoudbakken, waterkokers en koffiezetapparaten beschikbaar zijn.
Stuur standhouders opnieuw een praktisch bericht zodra programma en indeling vaststaan. Zet daarin de aankomsttijd, standplaats, beschikbare tafel of kraam, stroomafspraken, weersverwachting en wat zij zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jongerenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningseisen en reserveringen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestiging, programma, vrijwilligers, leveringen en materiaalcontroles.
Wanneer moet ik deelnemers voor een jongerenmarkt bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt, zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd en de indeling grotendeels vaststaat. Vraag ontbrekende dieetwensen of praktische informatie niet later dan 7 dagen vooraf na.
Wanneer controleer ik stroom en geluidsapparatuur op een jongerenmarkt?: Controleer stroompunten en kabels minimaal 7 dagen vooraf en test de geluidsopstelling opnieuw bij het opbouwen. Houd per zone een verlengkabel, stekkerdoos en opgeladen apparatuur achter de hand.
Wat moet ik de dag voor een jongerenmarkt nog regelen?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, leveringen, boodschappen, koelproducten, contantgeld en materialen. Leg ook de route naar de locatie, de opbouwvolgorde en het bericht voor standhouders definitief vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.