Organiser un Marché des délicatesses : la checklist complète

Un Marché des délicatesses demande plus qu’une liste d’exposants et de produits. Il faut cadrer les horaires, les autorisations, l’implantation des stands, les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment tôt. Cette checklist de 66 tâches et 79 fournitures suit l’ordre pratique de préparation, des premières réservations jusqu’au refroidissement des boissons et des produits frais. Elle aide aussi à repérer les détails souvent oubliés : circulation sur le site, moyens de paiement, stockage et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les fournisseurs et les exposants
2 personnes
Sélectionner les exposants
2 personnes
Collecter les données des participants
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Passer la commande traiteur
Organiser l’espace de refroidissement et de stockage
Réserver le matériel
Créer le plan du site et les itinéraires de circulation
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Communication avec les exposants
Concevoir la signalétique
Créer les listes de prix et les menus
2 personnes
Définir le mode de paiement pour les dégustations
2 personnes
Répartir les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons et les produits
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
Créer les étiquettes et les cartes d’allergènes
2 personnes
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
Nettoyer et vider le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager les stands du marché
8 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le buffet de dégustation
3 personnes
Préparer le buffet des boissons
2 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Installer les points de caisse et de monnaie
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les dégustations
4 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitiller les plateaux de dégustation
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier les réfrigérateurs
Réanimer les stocks
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Traiter les dernières commandes
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Stock périssable à stocker en toute sécurité
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les stocks restants
2 personnes
Fermer les terminaux de paiement et la caisse
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 24
Glacièresqté 6
Étagères de stockageqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 180
Planches de serviceqté 24
Plateaux de serviceqté 30
Louchesqté 20
Cuillères de dégustationqté 300
Fourchettes de dégustationqté 300
Couteaux de serviceqté 18
Corbeilles à painqté 18
Carafesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteaux de chef et couteaux à painqté 12
Pinces de cuisineqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Balances numériquesqté 4
Planches à découper sans allergènesqté 4
Pains de glaceqté 30
Bacs alimentaires avec couvercleqté 30
Pinces de serviceqté 24
Cuillères doseusesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Grills de contactqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Thermomètres de réfrigérationqté 6
Terminaux de paiement mobilesqté 4
Caissesqté 4
Stations de rechargeqté 4
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 18
Porte-menusqté 30
Compositions floralesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux numérotés des standsqté 12
Flèches de directionqté 16
Panneaux d’informationqté 4
Marqueurs craieqté 12
Porte-menusqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 12
Balais à mainqté 6
Raclettes de solqté 4
Lavabosqté 6
Étagères de séchageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et le site avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite plusieurs semaines pour les autorisations, les déclarations et la confirmation des fournisseurs.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les horaires d’arrivée et le matériel utilisé par chaque exposant. Ces informations déterminent l’attribution des emplacements, les branchements et l’espace de stockage.
Dessinez le plan du site avant de commander le matériel : tentes, stands, tables pliantes, tables hautes et zones de circulation doivent être placés sans bloquer les accès ni les points d’alimentation.
Décidez à l’avance comment seront réglées les dégustations et préparez les terminaux de paiement, les listes de prix et les menus. Faites un test des paiements avant l’ouverture plutôt que le jour même.
Réservez un espace distinct pour le refroidissement et le stockage, puis vérifiez les prévisions météo avant les achats finaux. Les glacières, réfrigérateurs, thermos et bacs de maintien au chaud sont souvent demandés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché des délicatesses ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Ce délai laisse le temps de fixer le site, vérifier les autorisations, sélectionner les exposants, traiter les inscriptions et réserver le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants du Marché des délicatesses ?: Visez une confirmation 4 à 6 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors attribuer les emplacements, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les commandes de produits et de traiteur.
Combien de temps avant faut-il commander le matériel ?: Réservez les tentes, stands, tables, chaises, équipements de cuisine et terminaux de paiement au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Contrôlez les quantités et les points d’alimentation une semaine avant le montage.
Quand refroidir les boissons et les produits frais ?: Organisez le refroidissement la veille pour les boissons et dès la récupération pour les produits frais, en fonction de leurs contraintes de conservation. Gardez un espace de stockage séparé et contrôlez-le avant l’ouverture.

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