Checklist pour organiser un marché de printemps
Un marché de printemps demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les exposants, suivre les inscriptions et préparer un plan précis pour l’installation. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 48 fournitures du projet, dans l’ordre où elles doivent être traitées. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, monnaie, stationnement, météo, badges et contrôle du site avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Contacter les fournisseurs du marché
2 personnes
Enregistrer les stands et les activités
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les fournisseurs
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier l’itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Rappeler les fournisseurs
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer des chaises pour les visiteurs
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester la caisse et le point de paiement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Tenir à jour les tables et les places assises
2 personnes
Vérifier les toilettes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Faire le départ des prestataires
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ranger la décoration et les panneaux
2 personnes
Régler les fournisseurs
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables de standqté 16
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 48
- Présentoirs de standqté 12
- Nappesqté 20
- Poteaux de balisageqté 12
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Assiettesqté 180
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 180
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Petits pots de fleursqté 24
- Fleurs artificiellesqté 36
- Décorations de tableqté 16
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Panneaux indicateursqté 10
- Badges nominatifsqté 30
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 10
- Glacièresqté 5
- Lampes sur batterieqté 8
- Mégaphone à main
- Terminaux de paiementqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Salon des chefsqté 4
- Plateaux de serviceqté 16
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 3
- Thermosqté 8
- Pains de glaceqté 20
- Bacs de rangementqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balais à mainqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour contacter les fournisseurs, enregistrer les stands et effectuer les réservations.
- Fixez une date limite d’inscription pour les exposants, idéalement 2 semaines avant le marché. Vous pourrez alors confirmer la répartition des stands et recueillir les besoins alimentaires sans modifier le plan au dernier moment.
- Dessinez le plan avant d’imprimer les panneaux. Prévoyez les emplacements des tentes, tables, activités, files d’attente, prises électriques et zones de circulation, puis publiez l’itinéraire et les informations de stationnement.
- La veille, vérifiez les stocks non périssables et réfrigérez les produits frais. Préparez aussi la monnaie, les badges nominatifs, la signalétique, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’à l’ouverture.
- Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour contrôler le site, installer les stands et tester les machines à café, bouilloires et lampes sur batterie. Faites un rappel aux fournisseurs le matin même et gardez un mégaphone pour les annonces importantes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de printemps ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs fournisseurs, stands et activités. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, le plan, la signalétique, la météo et les confirmations.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de printemps ?
- Fixez la clôture des inscriptions environ 2 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite la répartition des stands et transmettez aux fournisseurs les besoins alimentaires, horaires et consignes d’installation.
- Que faut-il préparer la veille d’un marché de printemps ?
- La veille, vérifiez les stocks, préparez la monnaie et les badges, imprimez les panneaux et installez les produits non périssables. Réfrigérez les produits frais et contrôlez les rallonges, multiprises et passe-câbles.
- À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du marché ?
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public si plusieurs stands doivent être installés. Ce délai permet de contrôler le site, placer le mobilier, tester l’équipement et accueillir les fournisseurs sans précipitation.
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